Conditions Générales de Vente

Le contrat entre TranslateBE Ltd et le client est formé à la date à laquelle le client accepte formellement le devis émis par TranslateBE, par tout moyen (signature électronique, email de confirmation, validation via la plateforme). Avant cette acceptation, aucune obligation contractuelle ne pèse sur TranslateBE, et aucun travail de traduction ou d'interprétation n'est entrepris.

Le devis est établi sur la base des documents et informations transmis par le client au moment de la demande. Il est valable pour une durée de 14 jours calendaires à compter de sa date d'émission, sauf mention contraire expressément indiquée sur le devis. Passé ce délai, le devis est automatiquement caduc et un nouveau devis doit être sollicité.

L'acceptation du devis par le client vaut reconnaissance et acceptation pleine et entière des présentes Conditions Générales de Vente, qui sont incorporées au contrat par référence. Toute condition particulière dérogeant aux présentes CGV doit faire l'objet d'un accord écrit préalable entre TranslateBE et le client.

Le client s'engage à fournir à TranslateBE des documents source complets, lisibles et en bonne qualité, dans un format permettant un traitement efficace (PDF texte, Word, DOCX, etc.). Le client est seul responsable de la qualité, de l'exactitude et de la complétude des documents source transmis. Tout document illisible, incomplet, tronqué ou de mauvaise qualité peut faire l'objet d'une demande de complément ou d'un nouveau devis.

Les erreurs, ambiguïtés, fautes ou inexactitudes contenues dans les documents source ne relèvent pas de la responsabilité de TranslateBE. La traduction est réalisée au plus près du texte source fourni ; si ce texte contient des erreurs, celles-ci se retrouveront dans la traduction, sauf mention contraire expressément convenue par écrit. Dans ce cas, tout travail de correction supplémentaire sera facturé séparément.

Le client s'engage à préciser l'usage prévu de la traduction (usage interne, publication, dépôt officiel, usage judiciaire, etc.) afin que TranslateBE puisse adapter le niveau de qualité et de certification requis. L'omission de cette information engage la seule responsabilité du client en cas d'inadéquation de la traduction à l'usage prévu.

Le client garantit disposer de tous les droits nécessaires sur les documents transmis et indemnisera TranslateBE contre tout recours de tiers résultant d'une violation de droits de propriété intellectuelle ou d'autres droits sur les documents source.

Les prix des prestations de traduction sont établis sur la base du document source effectivement reçu par TranslateBE. Toute demande portant sur un document différent de celui initialement transmis, ou sur des volumes supérieurs à ceux indiqués dans la demande de devis, fait l'objet d'un nouveau devis indépendant. Le premier devis est considéré comme nul et non avenu pour les documents additionnels.

Tous les prix indiqués dans les devis sont exprimés toutes taxes comprises (TTC). TranslateBE exerce sous le régime de la franchise de la taxe conformément à l'article 44 §3 du Code de la TVA belge : la TVA n'est pas applicable à nos prestations et n'est pas collectée. Le prix affiché est donc le prix final, sans aucun supplément fiscal.

Les tarifs de TranslateBE sont susceptibles d'être modifiés à tout moment. Cependant, les prestations faisant l'objet d'un devis accepté sont réalisées au prix figurant sur ce devis, sans possibilité de modification unilatérale après acceptation par le client.

Les délais de livraison indiqués dans les devis ou confirmations de commande sont des délais indicatifs, établis de bonne foi sur la base des informations disponibles au moment de l'établissement du devis. Ces délais ne constituent pas une obligation de résultat stricte, sauf accord exprès écrit entre les parties mentionnant un délai impératif.

Le calcul du délai de livraison commence à courir uniquement à compter de la date à laquelle sont simultanément réunis : (i) la réception par TranslateBE de l'intégralité des documents source dans leur version définitive et complète, ET (ii) la réception du paiement intégral (pour les particuliers) ou de l'acompte de 50% (pour les professionnels). Toute modification du document source en cours de mission suspend le délai et peut entraîner un nouveau devis.

Les missions urgentes (délai inférieur à 24 heures ouvrables) sont acceptées sous réserve de disponibilité des traducteurs compétents au moment de la commande. Elles sont soumises à des suppléments tarifaires expressément indiqués dans le devis. TranslateBE ne peut garantir la disponibilité pour les missions express.

La livraison des traductions s'effectue exclusivement par voie électronique, via la plateforme sécurisée de TranslateBE (espace client) et/ou par email à l'adresse communiquée par le client lors de la commande. La livraison est considérée comme effectuée à la date et à l'heure d'envoi du document traduit par TranslateBE, indépendamment de la date de consultation effective par le client.

Le client dispose d'un délai de 48 heures ouvrables à compter de la date de livraison électronique pour signaler tout défaut de livraison (fichier non reçu, fichier corrompu, livraison à une mauvaise adresse). Passé ce délai, la livraison est considérée comme complète et acceptée. TranslateBE ne saurait être tenu responsable des problèmes de livraison résultant d'une adresse email incorrecte ou d'un filtre anti-spam du client.

Pour les traductions assermentées nécessitant la remise d'un document original signé et tamponné, la livraison physique est effectuée par courrier recommandé ou service de messagerie. Les frais de courrier sont inclus dans le devis ou facturés séparément selon accord préalable.

TranslateBE accorde à ses clients une (1) révision gratuite par mission, dans un délai de 5 jours ouvrables à compter de la livraison. Cette révision gratuite est limitée aux corrections relevant d'erreurs de traduction imputables à TranslateBE (contresens, omissions, erreurs terminologiques avérées) et ne couvre pas les modifications stylistiques ou les changements de sens demandés par le client après livraison.

Les demandes de révision doivent être transmises par écrit, avec une identification précise des passages à corriger et la nature de l'erreur alléguée. TranslateBE se réserve le droit de refuser une demande de révision si les modifications demandées ne correspondent pas à des erreurs de traduction mais à un changement de préférence ou d'orientation du client.

Les révisions résultant d'erreurs dans le document source fourni par le client, de changements apportés au document source après livraison de la traduction, ou de modifications de style/ton demandées a posteriori, sont traitées comme de nouvelles prestations et font l'objet d'une facturation distincte selon le tarif en vigueur.

Toute réclamation relative à la qualité d'une traduction livrée doit être formulée par écrit (email ou courrier recommandé) dans un délai de 5 jours ouvrables à compter de la date de livraison. La réclamation doit identifier précisément les passages contestés, exposer la nature des erreurs alléguées et, si possible, proposer une correction alternative documentée.

Passé ce délai de 5 jours ouvrables, la traduction est réputée avoir été acceptée dans son intégralité par le client, sans réserve. Toute réclamation tardive sera irrecevable et ne pourra donner lieu à aucune correction gratuite ni à aucun remboursement.

TranslateBE s'engage à traiter les réclamations recevables dans un délai de 10 jours ouvrables. En cas de litige avéré sur la qualité, TranslateBE peut proposer une correction gratuite, un avoir partiel ou, dans les cas exceptionnels de défaut grave, un remboursement partiel. Le remboursement intégral n'est accordé qu'en cas de défaut total et manifeste de la prestation, rendant la traduction inutilisable dans son intégralité.

La responsabilité de TranslateBE est strictement limitée au montant total effectivement payé par le client pour la prestation concernée. En aucun cas TranslateBE ne pourra être tenu responsable de dommages indirects, consécutifs ou immatériels, notamment : perte de chiffre d'affaires, perte de clients, perte d'un marché, perte d'une opportunité commerciale, préjudice d'image ou de réputation, dommages résultant de décisions prises sur la base de la traduction livrée.

TranslateBE s'efforce de produire des traductions fidèles au texte source. Toutefois, la traduction est un exercice d'interprétation linguistique et culturelle ; certaines nuances peuvent différer d'un traducteur à l'autre sans constituer une erreur de traduction. TranslateBE ne garantit pas l'adéquation parfaite de la traduction à chaque usage spécifique du client, notamment pour les textes littéraires, publicitaires ou hautement créatifs.

Les traductions assermentées sont réalisées par des traducteurs-jurés officiellement assermentés auprès des cours et tribunaux belges. Ces traductions sont certifiées conformes par le traducteur assermenté et comportent sa signature et son cachet officiel.

La valeur légale d'une traduction assermentée dépend exclusivement du pays et de l'autorité destinataire de la traduction. TranslateBE garantit la conformité de la traduction assermentée aux exigences légales belges, mais ne peut garantir son acceptation par des autorités étrangères, institutions ou administrations. Il appartient au client de vérifier, auprès des autorités concernées, les exigences spécifiques en matière de traduction officielle.

TranslateBE ne saurait être tenu responsable d'un refus administratif ou judiciaire de la traduction assermentée par des autorités tierces, notamment en raison d'exigences locales spécifiques (apostille, légalisation, format particulier) qui n'auraient pas été portées à la connaissance de TranslateBE au moment de la commande.

Toute demande d'annulation par le client doit être notifiée par écrit (email ou courrier recommandé) à TranslateBE dans les plus brefs délais. Les conséquences financières de l'annulation dépendent de l'état d'avancement de la mission au moment de la réception de la notification :

TranslateBE s'engage à traiter avec la plus stricte confidentialité l'ensemble des documents et informations transmis par le client dans le cadre de la réalisation des prestations. TranslateBE s'interdit de divulguer, utiliser, reproduire ou exploiter ces documents à d'autres fins que l'exécution de la mission commandée.

Le client autorise expressément TranslateBE à confier la réalisation de la prestation à des traducteurs freelances indépendants, soigneusement sélectionnés et liés par un accord de non-divulgation (NDA) strict et opposable. Ces traducteurs n'ont accès qu'aux documents strictement nécessaires à l'exécution de leur mission et s'engagent à respecter les mêmes obligations de confidentialité que TranslateBE.

Les documents source et les traductions livrées sont stockés de manière sécurisée sur des serveurs hébergés en Europe, et sont supprimés automatiquement 30 jours après la livraison de la mission, conformément à notre politique de rétention des données. Un email d'avertissement est envoyé au client 7 jours avant la suppression.

La traduction réalisée par TranslateBE devient la propriété pleine et entière du client à compter du paiement intégral de la facture correspondante. Avant ce paiement complet, TranslateBE conserve tous les droits de propriété sur le travail réalisé, conformément à la clause de réserve de propriété (article A.4).

Par la commande et le paiement complet de la prestation, le client bénéficie d'une cession totale des droits patrimoniaux sur la traduction, pour tous usages, tous supports et tous territoires, sans limitation de durée. Le client peut notamment reproduire, diffuser, adapter et exploiter la traduction sans restriction.

TranslateBE se réserve le droit de mentionner la réalisation de la mission à des fins de référence commerciale (portfolio), de manière anonymisée et sans divulgation du contenu ni des informations confidentielles du client, sauf opposition expresse du client formulée par écrit au moment de la commande.

Constitue un cas de force majeure, au sens des présentes CGV, tout événement extérieur aux parties, imprévisible, irrésistible et indépendant de leur volonté, rendant impossible l'exécution totale ou partielle des obligations contractuelles. Sans que cette liste soit exhaustive, sont notamment considérés comme cas de force majeure : grèves générales ou sectorielles, pandémies, catastrophes naturelles, actes terroristes, pannes informatiques majeures affectant les infrastructures d'hébergement ou de communication, interruptions de service des fournisseurs tiers essentiels.

En cas de survenance d'un événement de force majeure, les délais d'exécution des obligations de TranslateBE sont automatiquement suspendus pour la durée de l'événement, sans que cela puisse engager la responsabilité de TranslateBE ni donner lieu à des pénalités. TranslateBE s'engage à notifier le client de la survenance d'un tel événement dans un délai de 48 heures par tout moyen écrit, et à lui communiquer une estimation de la durée de suspension probable.

Si l'événement de force majeure persiste au-delà de 15 jours calendaires, chaque partie pourra résilier le contrat sans indemnité, par notification écrite. Dans ce cas, TranslateBE remboursera au client les sommes versées au prorata du travail non encore réalisé.

Les présentes Conditions Générales de Vente sont régies par le droit belge, à l'exclusion de tout autre système de droit, et sans préjudice des dispositions impératives de protection des consommateurs applicables dans le pays de résidence du client.

En cas de litige relatif à l'interprétation, l'exécution ou la résolution des présentes CGV, les parties s'engagent à tenter une résolution amiable du différend, par recours à une procédure de médiation, préalablement à toute saisine judiciaire. La médiation est organisée par un médiateur agréé désigné d'un commun accord, ou, à défaut d'accord, par le Centre Belge d'Arbitrage et de Médiation (CEPANI), selon son règlement en vigueur.

À défaut de résolution amiable dans un délai de 30 jours à compter du début de la médiation, les litiges relèvent de la compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles, auxquels les parties se soumettent irrévocablement.