Privacybeleid
TranslateBE verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG - EU 2016/679) en de toepasselijke Belgische wetgeving.
Laatst bijgewerkt: 11 april 2026
Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via de website translatebe.eu en de bijbehorende diensten worden verzameld, is de vennootschap TranslateBE, een vennootschap naar Engels recht die haar commerciële activiteiten hoofdzakelijk in België uitoefent.
Vennootschap: TranslateBE
Exploitatieadres: België, Brussel
Algemeen e-mailadres: contact@translatebe.eu
Functionaris voor gegevensbescherming (DPO): privacy@translatebe.eu
Telefoon: +32 (0)2 315 19 29
Categorieën van verzamelde gegevens
TranslateBE verzamelt uitsluitend de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van haar diensten en haar wettelijke verplichtingen. De volgende categorieën van gegevens worden verwerkt:
Identificatie- en contactgegevens
- Naam en voornaam
- Professioneel of persoonlijk e-mailadres
- Telefoonnummer
- Postadres (voor facturatie of levering)
Gegevens met betrekking tot de vertaalde documenten
- Brondocumenten die voor vertaling of vertolking worden bezorgd
- Metagegevens van de bestanden (naam, formaat, grootte)
- Inhoud van de documenten (mogelijk gevoelig naargelang de context)
Betaalgegevens
- Facturatiegegevens (naam, adres, btw-nummer)
- Referentie van de bankoverschrijving (nooit de volledige bankgegevens)
- Geschiedenis van betalingen en facturen
Gegevens van de gebruikersaccount
- E-mailadres en gehasht wachtwoord (bcrypt)
- Gebruikersrol (klant, vertaler, admin)
- Voorkeuren en accountinstellingen
- Aanmeldings- en activiteitenlogboeken
Navigatie- en analytische gegevens
- IP-adres (geanonimiseerd vóór verwerking)
- Type browser en besturingssysteem
- Bezochte pagina's en sessieduur (via Google Analytics 4)
- Verkeersbron
Rechtsgronden van de verwerkingen (AVG Art. 6)
Elke verwerking van persoonsgegevens door TranslateBE berust op een van de volgende rechtsgronden, overeenkomstig artikel 6 van de AVG:
Art. 6(1)(b) - Uitvoering van de overeenkomst
De identificatie- en contactgegevens en de gegevens met betrekking tot de documenten worden verwerkt om de met de klant gesloten dienstverleningsovereenkomst uit te voeren (vertaling, vertolking, offerte) of om op zijn verzoek precontractuele maatregelen te nemen.
Art. 6(1)(c) - Wettelijke verplichting
De facturatiegegevens worden bewaard om te voldoen aan de boekhoudkundige en fiscale verplichtingen waarin het Belgisch recht voorziet (Btw-Wetboek, boekhoudwet), met name de bewaring van de boekhoudkundige documenten gedurende 7 jaar.
Art. 6(1)(f) - Gerechtvaardigd belang
De aanmeldingsgegevens en de activiteitenlogboeken worden verwerkt in het gerechtvaardigd belang van TranslateBE om de veiligheid van het platform te waarborgen, fraude te voorkomen en de kwaliteit van de diensten te verbeteren. Dit gerechtvaardigd belang prevaleert niet boven uw grondrechten.
Art. 6(1)(a) - Toestemming
De analytische cookies (Google Analytics 4) en het verzenden van marketingcommunicatie zijn onderworpen aan uw voorafgaande, vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming. U kunt deze toestemming op elk moment intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de eerdere verwerking.
Doeleinden van de verwerking
De verzamelde gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de volgende welbepaalde, uitdrukkelijke en gerechtvaardigde doeleinden:
- Beheer van offerteaanvragen, bestellingen en opdrachten voor vertaling of vertolking
- Uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst (communicatie, levering van de vertalingen, opvolging van de opdracht)
- Facturatie, beheer van betalingen per bankoverschrijving en boekhoudkundige archivering
- Beheer van de gebruikersaccounts (aanmaak, authenticatie, instellingen, 2FA)
- Verzenden van transactionele communicatie in verband met de opdrachten (bevestigingen, herinneringen, leveringsmeldingen)
- Verzenden van marketingcommunicatie (nieuwsbrieven, aanbiedingen) uitsluitend met uw voorafgaande toestemming - met de mogelijkheid om u op elk moment uit te schrijven
- Beveiliging van het platform, opsporing en preventie van fraude en misbruik
- Verbetering van de diensten en van de website via geanonimiseerde audience-analyse
- Naleving van de toepasselijke wettelijke en reglementaire verplichtingen
Bewaartermijnen
De gegevens worden bewaard gedurende een termijn die niet langer is dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, overeenkomstig het beginsel van minimale gegevensverwerking bedoeld in artikel 5(1)(e) van de AVG:
| Categorie van gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Brondocumenten en geleverde vertalingen | 30 dagen na levering (automatische verwijdering via DB-trigger) |
| Gegevens van een actieve klantaccount | Duur van de activiteit van de account + 3 jaar na de laatste aanmelding |
| Facturatie- en boekhoudgegevens | 7 jaar (Belgische wettelijke verplichting - Btw-Wetboek en boekhoudwet) |
| Aanmeldings- en beveiligingslogboeken | 12 voortschrijdende maanden |
| Analytische cookies (GA4) | 13 maanden maximum (aanbeveling CNIL/GBA) |
| Marketingprospectiegegevens (met toestemming) | 3 jaar vanaf het laatste contact of tot de intrekking van de toestemming |
| Bronbestanden van niet-aanvaarde offertes | 30 dagen na het verstrijken van de offerte |
Waarschuwing vóór verwijdering: Een waarschuwingsmail wordt u 7 dagen vóór de automatische verwijdering van uw documenten verzonden, zodat u een lokale kopie van uw geleverde vertalingen kunt downloaden en bewaren.
Ontvangers en verwerkers
TranslateBE verkoopt, verhuurt noch verstrekt uw persoonsgegevens aan derden voor commerciële doeleinden. De gegevens mogen uitsluitend met de volgende ontvangers worden gedeeld, strikt binnen het kader van de aangegeven doeleinden:
Aangestelde freelancevertalers
De brondocumenten worden uitsluitend gedeeld met de vertalers die aan uw opdracht zijn toegewezen en die gebonden zijn door een strikte vertrouwelijkheidsovereenkomst (NDA). Zij hebben enkel toegang tot de documenten van hun eigen opdrachten.
Betalingen per bankoverschrijving
De betalingen gebeuren via rechtstreekse bankoverschrijving. Er worden geen volledige bankgegevens op onze servers opgeslagen. Enkel de overschrijvingsreferenties en de bedragen worden voor boekhoudkundige doeleinden bewaard.
Supabase (databank)
Databankinfrastructuur gehost in de regio EU-West-1 (Frankfurt), onderworpen aan een DPA (Data Processing Agreement) conform de AVG.
Vercel Inc. (hosting)
Hosting van de webapplicatie. De gegevens lopen via servers in Europa (Frankfurt). Met Vercel is een DPA ondertekend.
Brevo (voorheen Sendinblue) - e-mails
Verzending van de transactionele en marketing-e-mails. Hosting van de gegevens op Europese servers. Native DPA conform de AVG.
Google Analytics (audience-analyse)
Verzameling van geanonimiseerde navigatiegegevens met uw voorafgaande toestemming. Zie de rubriek Cookies hieronder.
Doorgifte van gegevens buiten de Europese Unie
Sommige van onze verwerkers zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER), met name in de Verenigde Staten. Deze doorgiften zijn omkaderd door passende waarborgen overeenkomstig Hoofdstuk V van de AVG:
Vercel Inc.
Amerikaanse vennootschap onderworpen aan de Standaardcontractbepalingen (SCC). Onze deployment is geconfigureerd in de regio Europa (Frankfurt, fra1) om de transatlantische doorgiften te beperken. Een DPA is ondertekend die deze doorgiften dekt.
Google Analytics (Google Ireland Limited)
Ierse entiteit. De gegevens kunnen worden doorgegeven naar de servers van Google LLC in de Verenigde Staten, omkaderd door de SCC en het EU-US Data Privacy Framework. De anonimisering van de IP-adressen is ingeschakeld. Deze verwerkingen vinden enkel plaats met uw toestemming.
U kunt een kopie van de getroffen passende waarborgen verkrijgen door contact op te nemen met onze DPO via privacy@translatebe.eu.
Uw rechten inzake gegevensbescherming
Overeenkomstig de artikelen 15 tot 22 van de AVG en de Belgische wet van 30 juli 2018 beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
Recht op inzage (Art. 15)
Bevestiging verkrijgen dat uw gegevens worden verwerkt en een kopie ervan ontvangen, alsook informatie over de wijze van verwerking.
Recht op rectificatie (Art. 16)
Onjuiste of onvolledige gegevens die u betreffen laten verbeteren.
Recht op gegevenswissing (Art. 17)
De verwijdering van uw gegevens vragen (recht om vergeten te worden), onder voorbehoud van de wettelijke bewaarverplichtingen.
Recht op overdraagbaarheid (Art. 20)
Uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, om ze aan een andere verantwoordelijke door te geven.
Recht van bezwaar (Art. 21)
Bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens voor doeleinden van direct marketing of op grond van ons gerechtvaardigd belang.
Recht op beperking (Art. 18)
De tijdelijke opschorting van de verwerking van uw gegevens vragen in bepaalde omstandigheden (betwisting van de juistheid, onrechtmatige verwerking, enz.).
Hoe oefent u uw rechten uit?
Om een van deze rechten uit te oefenen, richt u uw verzoek per e-mail aan onze DPO: privacy@translatebe.eu. Wij verbinden ons ertoe te antwoorden binnen een termijn van één maand vanaf de ontvangst van uw verzoek (deze termijn kan met twee bijkomende maanden worden verlengd in geval van een complex verzoek). Een identiteitsbewijs kan u worden gevraagd om uw identiteit te verifiëren alvorens uw verzoek te behandelen.
Recht om klacht in te dienen bij de GBA
Indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens een inbreuk vormt op de AVG of op de toepasselijke Belgische wetgeving, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, onverminderd elk ander rechtsmiddel.
In België is de bevoegde toezichthoudende autoriteit de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België
Telefoon: +32 (0)2 274 48 00
Website: autoriteprotectiondonnees.be
E-mail: contact@apd-gba.be
Wij moedigen u er niettemin toe aan om in de eerste plaats contact met ons op te nemen, zodat wij rechtstreeks en zo snel mogelijk op uw bezorgdheden kunnen ingaan.
Wijzigingen van dit beleid
TranslateBE behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid op elk moment te wijzigen, met name om zich aan te passen aan de evolutie van de toepasselijke regelgeving, aan de beslissingen van de GBA of aan nieuwe gegevensverwerkingspraktijken.
In geval van een substantiële wijziging wordt u per e-mail op het aan uw account gekoppelde adres of via een zichtbare melding op de site geïnformeerd, met een redelijke termijn vooraf. De datum van laatste bijwerking staat in de hoofding van dit beleid.
Een vraag over de bescherming van uw gegevens?
Onze DPO staat ter beschikking om al uw vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens te beantwoorden.