Algemene Verkoopvoorwaarden

De overeenkomst tussen TranslateBE en de klant komt tot stand op de datum waarop de klant de door TranslateBE opgestelde offerte formeel aanvaardt, op welke wijze dan ook (elektronische handtekening, bevestigingsmail, validatie via het platform). Vóór deze aanvaarding rust er geen enkele contractuele verplichting op TranslateBE en wordt er geen enkel vertaal- of tolkwerk aangevat.

De offerte wordt opgesteld op basis van de documenten en informatie die de klant op het ogenblik van de aanvraag heeft overgemaakt. Zij is geldig gedurende 14 kalenderdagen vanaf de uitgiftedatum, behoudens uitdrukkelijke andersluidende vermelding op de offerte. Na het verstrijken van deze termijn vervalt de offerte automatisch en dient een nieuwe offerte te worden aangevraagd.

De aanvaarding van de offerte door de klant geldt als erkenning en volledige aanvaarding van deze algemene verkoopvoorwaarden, die door verwijzing in de overeenkomst zijn opgenomen. Elke bijzondere voorwaarde die afwijkt van deze AVV moet vooraf schriftelijk worden overeengekomen tussen TranslateBE en de klant.

De klant verbindt zich ertoe TranslateBE volledige, leesbare bronbestanden van goede kwaliteit te bezorgen, in een formaat dat een efficiënte verwerking mogelijk maakt (tekst-pdf, Word, DOCX enz.). De klant is als enige verantwoordelijk voor de kwaliteit, de juistheid en de volledigheid van de overgemaakte bronbestanden. Elk onleesbaar, onvolledig, afgebroken of slecht kwalitatief document kan aanleiding geven tot een verzoek om aanvulling of tot een nieuwe offerte.

Fouten, dubbelzinnigheden, vergissingen of onjuistheden in de bronbestanden vallen niet onder de verantwoordelijkheid van TranslateBE. De vertaling wordt zo getrouw mogelijk aan de aangeleverde brontekst uitgevoerd; bevat deze tekst fouten, dan worden die ook in de vertaling overgenomen, behoudens uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen. In dat geval wordt elk bijkomend correctiewerk afzonderlijk gefactureerd.

De klant verbindt zich ertoe het beoogde gebruik van de vertaling te preciseren (intern gebruik, publicatie, officiële neerlegging, gerechtelijk gebruik enz.) zodat TranslateBE het vereiste kwaliteits- en certificeringsniveau kan afstemmen. Het weglaten van deze informatie valt uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van de klant wanneer de vertaling niet geschikt blijkt voor het beoogde gebruik.

De klant waarborgt dat hij over alle nodige rechten op de overgemaakte documenten beschikt en vrijwaart TranslateBE tegen elke vordering van derden die voortvloeit uit een schending van intellectuele-eigendomsrechten of andere rechten op de bronbestanden.

De prijzen van de vertaaldiensten worden vastgesteld op basis van het brondocument dat TranslateBE daadwerkelijk heeft ontvangen. Elke aanvraag met betrekking tot een ander document dan het oorspronkelijk overgemaakte document, of voor volumes die groter zijn dan in de offerteaanvraag vermeld, geeft aanleiding tot een nieuwe, afzonderlijke offerte. De eerste offerte wordt voor de bijkomende documenten als nietig en zonder voorwerp beschouwd.

Alle in de offertes vermelde prijzen zijn uitgedrukt inclusief alle taksen. TranslateBE handelt onder de regeling van de vrijstelling van de belasting overeenkomstig artikel 44 §3 van het Belgische btw-wetboek: de btw is niet van toepassing op onze diensten en wordt niet geïnd. De vermelde prijs is dus de eindprijs, zonder enige fiscale toeslag.

De tarieven van TranslateBE kunnen te allen tijde worden gewijzigd. De diensten die het voorwerp uitmaken van een aanvaarde offerte worden echter uitgevoerd tegen de op die offerte vermelde prijs, zonder mogelijkheid tot eenzijdige wijziging na aanvaarding door de klant.

De in de offertes of orderbevestigingen vermelde leveringstermijnen zijn indicatieve termijnen, te goeder trouw vastgesteld op basis van de op het ogenblik van de offerteopstelling beschikbare informatie. Deze termijnen vormen geen strikte resultaatsverbintenis, behoudens uitdrukkelijk schriftelijk akkoord tussen de partijen waarin een dwingende termijn wordt vermeld.

De leveringstermijn begint pas te lopen vanaf de datum waarop gelijktijdig vervuld zijn: (i) de ontvangst door TranslateBE van alle bronbestanden in hun definitieve en volledige versie, EN (ii) de ontvangst van het voorschot of de volledige betaling die overeenkomstig de modaliteiten van artikel A.4 wordt geëist. Elke wijziging van het brondocument tijdens de opdracht schort de termijn op en kan aanleiding geven tot een nieuwe offerte.

Dringende opdrachten (termijn van minder dan 24 werkuren) worden aanvaard onder voorbehoud van de beschikbaarheid van de bevoegde vertalers op het ogenblik van de bestelling. Zij zijn onderworpen aan tariefsupplementen die uitdrukkelijk op de offerte worden vermeld. TranslateBE kan de beschikbaarheid voor express-opdrachten niet waarborgen.

De levering van de vertalingen gebeurt uitsluitend langs elektronische weg, via het beveiligde platform van TranslateBE (klantenruimte) en/of per e-mail naar het door de klant bij de bestelling meegedeelde adres. De levering wordt geacht te zijn uitgevoerd op de datum en het uur waarop TranslateBE het vertaalde document verzendt, ongeacht de datum waarop de klant het effectief raadpleegt.

De klant beschikt over een termijn van 48 werkuren vanaf de datum van elektronische levering om elk leveringsgebrek te melden (bestand niet ontvangen, beschadigd bestand, levering op een verkeerd adres). Na het verstrijken van deze termijn wordt de levering als volledig en aanvaard beschouwd. TranslateBE kan niet aansprakelijk worden gesteld voor leveringsproblemen die voortvloeien uit een onjuist e-mailadres of een spamfilter van de klant.

Voor beëdigde vertalingen die de afgifte van een ondertekend en gestempeld origineel document vereisen, gebeurt de fysieke levering per aangetekende zending of koerierdienst. De verzendkosten zijn in de offerte inbegrepen of worden afzonderlijk gefactureerd volgens voorafgaand akkoord.

TranslateBE kent zijn klanten één (1) gratis revisie per opdracht toe, binnen een termijn van 5 werkdagen vanaf de levering. Deze gratis revisie is beperkt tot correcties van vertaalfouten die aan TranslateBE toe te schrijven zijn (zinsverdraaiingen, weglatingen, vastgestelde terminologische fouten) en dekt geen stilistische wijzigingen of betekenisveranderingen die de klant na de levering vraagt.

Revisieaanvragen moeten schriftelijk worden ingediend, met een nauwkeurige aanduiding van de te corrigeren passages en de aard van de aangevoerde fout. TranslateBE behoudt zich het recht voor een revisieaanvraag te weigeren indien de gevraagde wijzigingen niet overeenstemmen met vertaalfouten maar met een gewijzigde voorkeur of oriëntatie van de klant.

Revisies die voortvloeien uit fouten in het door de klant aangeleverde brondocument, uit wijzigingen aan het brondocument na de levering van de vertaling, of uit achteraf gevraagde stijl- of toonwijzigingen, worden als nieuwe diensten behandeld en afzonderlijk gefactureerd volgens het geldende tarief.

Elke klacht over de kwaliteit van een geleverde vertaling moet schriftelijk worden geformuleerd (e-mail of aangetekende zending) binnen een termijn van 5 werkdagen vanaf de leveringsdatum. De klacht moet de betwiste passages nauwkeurig aanduiden, de aard van de aangevoerde fouten uiteenzetten en, indien mogelijk, een gedocumenteerd alternatief voorstellen.

Na het verstrijken van deze termijn van 5 werkdagen wordt de vertaling geacht door de klant volledig en zonder voorbehoud te zijn aanvaard. Elke laattijdige klacht is onontvankelijk en kan geen aanleiding geven tot enige gratis correctie of terugbetaling.

TranslateBE verbindt zich ertoe ontvankelijke klachten binnen een termijn van 10 werkdagen te behandelen. Bij een vastgesteld geschil over de kwaliteit kan TranslateBE een gratis correctie, een gedeeltelijke creditnota of, in uitzonderlijke gevallen van ernstig gebrek, een gedeeltelijke terugbetaling voorstellen. Een volledige terugbetaling wordt enkel toegekend bij een algeheel en kennelijk gebrek aan de dienst, waardoor de vertaling volledig onbruikbaar is.

De aansprakelijkheid van TranslateBE is strikt beperkt tot het totale bedrag dat de klant daadwerkelijk voor de betrokken dienst heeft betaald. TranslateBE kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor indirecte, gevolg- of immateriële schade, met name: omzetverlies, verlies van klanten, verlies van een opdracht, verlies van een commerciële kans, imago- of reputatieschade, schade die voortvloeit uit beslissingen genomen op basis van de geleverde vertaling.

TranslateBE streeft ernaar vertalingen te leveren die getrouw zijn aan de brontekst. Vertalen is echter een oefening in taalkundige en culturele interpretatie; bepaalde nuances kunnen van vertaler tot vertaler verschillen zonder een vertaalfout te vormen. TranslateBE waarborgt niet dat de vertaling volkomen geschikt is voor elk specifiek gebruik door de klant, met name voor literaire, reclame- of sterk creatieve teksten.

Beëdigde vertalingen worden uitgevoerd door beëdigd vertalers die officieel beëdigd zijn bij de Belgische hoven en rechtbanken. Deze vertalingen worden door de beëdigd vertaler eensluidend verklaard en bevatten zijn handtekening en officiële stempel.

De juridische waarde van een beëdigde vertaling hangt uitsluitend af van het land en de bestemmingsautoriteit van de vertaling. TranslateBE waarborgt de overeenstemming van de beëdigde vertaling met de Belgische wettelijke vereisten, maar kan de aanvaarding ervan door buitenlandse autoriteiten, instellingen of administraties niet waarborgen. Het komt de klant toe om bij de betrokken autoriteiten de specifieke vereisten inzake officiële vertaling na te gaan.

TranslateBE kan niet aansprakelijk worden gesteld voor een administratieve of gerechtelijke weigering van de beëdigde vertaling door derde autoriteiten, met name wegens specifieke plaatselijke vereisten (apostille, legalisatie, bijzonder formaat) die TranslateBE op het ogenblik van de bestelling niet ter kennis werden gebracht.

Elke annuleringsaanvraag van de klant moet zo snel mogelijk schriftelijk aan TranslateBE worden meegedeeld (e-mail of aangetekende zending). De financiële gevolgen van de annulering hangen af van de stand van de opdracht op het ogenblik van ontvangst van de kennisgeving:

TranslateBE verbindt zich ertoe alle door de klant in het kader van de uitvoering van de diensten overgemaakte documenten en informatie met de grootste vertrouwelijkheid te behandelen. TranslateBE verbindt zich ertoe deze documenten niet bekend te maken, te gebruiken, te reproduceren of te exploiteren voor andere doeleinden dan de uitvoering van de bestelde opdracht.

De klant machtigt TranslateBE uitdrukkelijk om de uitvoering van de dienst toe te vertrouwen aan zelfstandige freelance vertalers, zorgvuldig geselecteerd en gebonden door een strikte en tegenstelbare geheimhoudingsovereenkomst (NDA). Deze vertalers hebben enkel toegang tot de documenten die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun opdracht en verbinden zich ertoe dezelfde vertrouwelijkheidsverplichtingen na te leven als TranslateBE.

De bronbestanden en de geleverde vertalingen worden veilig opgeslagen op servers die in Europa worden gehost en worden automatisch verwijderd 30 dagen na de levering van de opdracht, overeenkomstig ons gegevensbewaarbeleid. De klant ontvangt 7 dagen vóór de verwijdering een waarschuwingsmail.

De door TranslateBE uitgevoerde vertaling wordt de volledige eigendom van de klant vanaf de volledige betaling van de overeenstemmende factuur. Vóór deze volledige betaling behoudt TranslateBE alle eigendomsrechten op het verrichte werk, overeenkomstig het eigendomsvoorbehoud (artikel A.4).

Door de bestelling en de volledige betaling van de dienst geniet de klant een volledige overdracht van de vermogensrechten op de vertaling, voor alle gebruiken, alle dragers en alle gebieden, zonder beperking in de tijd. De klant mag de vertaling met name zonder beperking reproduceren, verspreiden, aanpassen en exploiteren.

TranslateBE behoudt zich het recht voor de uitvoering van de opdracht te vermelden voor commerciële referentiedoeleinden (portfolio), op geanonimiseerde wijze en zonder bekendmaking van de inhoud of van de vertrouwelijke informatie van de klant, behoudens uitdrukkelijk schriftelijk verzet van de klant op het ogenblik van de bestelling.

Als overmacht in de zin van deze AVV geldt elke voor de partijen externe gebeurtenis die onvoorzienbaar, onweerstaanbaar en buiten hun wil ligt, waardoor de volledige of gedeeltelijke uitvoering van de contractuele verplichtingen onmogelijk wordt. Zonder dat deze lijst exhaustief is, worden met name als overmacht beschouwd: algemene of sectorale stakingen, pandemieën, natuurrampen, terreurdaden, ernstige informaticastoringen die de hosting- of communicatie-infrastructuur treffen, dienstonderbrekingen bij essentiële derde leveranciers.

Bij het optreden van een overmachtsituatie worden de uitvoeringstermijnen van de verplichtingen van TranslateBE automatisch opgeschort voor de duur van de gebeurtenis, zonder dat dit de aansprakelijkheid van TranslateBE kan inhouden of aanleiding kan geven tot boetes. TranslateBE verbindt zich ertoe de klant binnen een termijn van 48 uur via elk schriftelijk middel in kennis te stellen van het optreden van een dergelijke gebeurtenis en hem een raming van de waarschijnlijke opschortingsduur mee te delen.

Indien de overmachtsituatie langer dan 15 kalenderdagen aanhoudt, kan elke partij de overeenkomst zonder vergoeding beëindigen door middel van een schriftelijke kennisgeving. In dat geval betaalt TranslateBE aan de klant de gestorte bedragen terug pro rata het nog niet verrichte werk.

Deze algemene verkoopvoorwaarden worden beheerst door het Belgisch recht, met uitsluiting van elk ander rechtssysteem, en onverminderd de dwingende bepalingen inzake consumentenbescherming die van toepassing zijn in het land van verblijf van de klant.

In geval van een geschil over de uitlegging, de uitvoering of de beëindiging van deze AVV verbinden de partijen zich ertoe een minnelijke oplossing van het geschil te zoeken, via een bemiddelingsprocedure, voorafgaand aan elke gerechtelijke vordering. De bemiddeling wordt georganiseerd door een in onderling overleg aangewezen erkend bemiddelaar of, bij gebrek aan akkoord, door het Belgisch Centrum voor Arbitrage en Mediatie (CEPANI), volgens zijn geldend reglement.

Bij gebrek aan een minnelijke oplossing binnen een termijn van 30 dagen vanaf de aanvang van de bemiddeling behoren de geschillen tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel, waaraan de partijen zich onherroepelijk onderwerpen.