Een vennootschap oprichten in België als buitenlander: te vertalen documenten

Bent u buitenlander en wilt u een vennootschap oprichten in België? Een deel van uw dossier steunt op documenten die in het buitenland zijn afgeleverd en die u beëdigd moet laten vertalen, en soms laten apostilleren of legaliseren. Hier vindt u de stappen en de voor te bereiden stukken.

📖 Lees ook: vertaling van de statuten · beëdigde gids · apostille of legalisatie

De grote stappen van de oprichting

De oprichting van een vennootschap in België volgt een vrij vast traject. Voor de meeste vormen (BV, NV) gaat u eerst langs de notaris, die de oprichtingsakte en de statuten bij authentieke akte opstelt. De notaris zorgt vervolgens voor de inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en voor de neerlegging van de statuten. Voor een handelsactiviteit wendt u zich tot een erkend ondernemingsloket om de inschrijving af te ronden en, indien nodig, de voorwaarden voor de toegang tot het beroep na te gaan. Doorgaans opent u ook een Belgische bankrekening op naam van de vennootschap om de inbreng in geld te storten.

Welke buitenlandse documenten moet u laten vertalen?

De notaris en de Belgische administraties werken in het Frans of het Nederlands naargelang de regio. Elk document in een andere taal moet dus vergezeld zijn van een beëdigde vertaling door een beëdigd vertaler. De vaakst voorkomende stukken zijn:

• Identiteitskaart of paspoort: om de buitenlandse oprichters en bestuurders te identificeren.
• Uittreksel uit het register van de moedervennootschap: als een buitenlandse rechtspersoon vennoot of aandeelhouder is, moet zijn officieel uittreksel (gelijkwaardig aan het KBO-uittreksel) vertaald worden.
• Volmacht: als u niet zelf voor de notaris tekent, moet de volmacht aan een lasthebber vertaald worden.
• Diverse bewijsstukken: statuten van de moedervennootschap, beslissing van het bestuursorgaan dat de deelname toelaat, attesten van woonplaats of bankbewijzen.

Apostille en legalisatie van officiële akten

Een vertaling volstaat niet altijd. Officiële akten afgeleverd door een buitenlandse overheid (uittreksel van een vennootschap, notariële akte, document van burgerlijke stand) moeten vaak geauthentiseerd worden voordat ze in België gebruikt kunnen worden. Als het land van herkomst is toegetreden tot het Verdrag van Den Haag, volstaat een apostille; zo niet is een legalisatie in keten nodig. Ga uw situatie na in onze gids apostille of legalisatie, en laat de apostille indien mogelijk vóór de vertaling plaatsen, zodat ze in het vertaalde document verschijnt.

Het bijzondere geval van de statuten

Als een buitenlandse moedervennootschap betrokken is, kunnen haar statuten voorgelegd en vertaald moeten worden, en omgekeerd kunnen de Belgische statuten vertaald moeten worden voor uw partners in het buitenland. Wij gaan dieper in op de aandachtspunten in ons artikel over de vertaling van de statuten van een vennootschap in België.

Zelfstandigen buiten de EU: de beroepskaart

Bent u onderdaan van een land buiten de Europese Unie en wilt u een activiteit als zelfstandige uitoefenen, dan hebt u in principe een beroepskaart nodig die de bevoegde Regio aflevert, naast de gepaste verblijfstitel. Het aanvraagdossier bevat ook buitenlandse stukken (diploma's, ervaringsbewijzen, strafregister) die beëdigd vertaald moeten worden. Anticipeer hierop, want dit bepaalt vaak de start van de activiteit.

Tips voor een aanvaard dossier

• Vraag aan de notaris en het ondernemingsloket de exacte doeltaal (Frans of Nederlands) voordat u de vertalingen start.
• Laat eerst apostilleren of legaliseren en dan vertalen: zo neemt de vertaling de authenticatiestempel over.
• Bezorg scherpe en volledige kopieën aan de beëdigd vertaler, zonder ontbrekende pagina of onleesbare stempel.
• Bundel alle stukken van eenzelfde oprichter om het dossier coherent te houden en heen-en-weergeloop te vermijden.