Een bedrijf oprichten in België als buitenlander: vereiste vertalingen

België is een van de meest aantrekkelijke bestemmingen in Europa om een onderneming op te richten: competitieve fiscaliteit, centrale geografische ligging, toegang tot de Europese markt. Maar voor een buitenlander impliceert de procedure verplichte beëdigde vertalingen die, indien niet tijdig gepland, uw lancering meerdere weken kunnen vertragen. Deze gids legt precies uit wat u moet laten vertalen, wanneer, en wat het kost.

Buitenlandse documenten die verplicht vertaald moeten worden om een vennootschap in België op te richten

Bij de oprichting van een vennootschap in België door een persoon van niet-Belgische nationaliteit of via een buitenlandse vennootschap moeten diverse documenten worden vertaald in het Frans, Nederlands of Duits (afhankelijk van de vestigingsregio) door een beëdigd vertaler.

Voor een oprichter of aandeelhouder die een buitenlandse natuurlijke persoon is

• Identiteitskaart of paspoort indien afgegeven in niet-Latijns schrift (Arabisch, Cyrillisch, Chinees, Koreaans, enz.)
• Geboorteakte: vaak vereist door de notaris voor het opstellen van de authentieke oprichtingsakte
• Uittreksel strafregister van het land van herkomst indien u een gereglementeerd beroep uitoefent of een bestuursfunctie bekleedt
• Buitenlands adresbewijs indien u nog niet ingeschreven bent in het Belgische bevolkingsregister

Voor een buitenlandse moedermaatschappij (dochteronderneming in België)

• Statuten van de buitenlandse moedermaatschappij: verplicht voor notariële akten en inschrijving bij de KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen)
• Uittreksel uit het buitenlandse handelsregister (equivalent van het UBO-register of het staatsblad naargelang het land)
• Volmacht indien de wettelijke vertegenwoordiger handelt namens de moedermaatschappij: moet vertaald en soms van een apostille voorzien zijn
• Besluiten van de raad van bestuur tot oprichting van de dochteronderneming
• Jaarrekeningen indien vereist voor een inbreng in natura of due diligence

De KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen): wat zij eist

Elke vennootschap in België moet bij de KBO ingeschreven zijn vooraleer zij activiteiten kan uitoefenen. Voor buitenlandse vennootschappen (bijkantoren of dochterondernemingen) eist de KBO dat alle ingediende oprichtingsdocumenten ofwel opgesteld zijn in een nationale taal, ofwel vergezeld gaan van een voor eensluidend verklaarde vertaling.

In de praktijk controleert de griffie van de Ondernemingsrechtbank de conformiteit van de documenten. Een niet-beëdigde vertaling of een vertaling door een niet-erkend professioneel wordt geweigerd, wat uw inschrijving meerdere weken kan blokkeren. Voor contracten en vennootschapsstatuten staat onze juridische vertaalservice B2B tot uw beschikking.

Belgisch btw-nummer en RSZ-inschrijving: de te voorziene termijnen

Eenmaal de vennootschap opgericht, dient u een btw-nummer te verkrijgen (via de FOD Financiën) en u eventueel in te schrijven bij de RSZ als u werknemers tewerkstelt. Deze procedures vereisen soms aanvullende vertaalde documenten, met name:

• Buitenlands btw-nummer van de zetel indien u btw-plichtig bent in een ander EU-land (OSS-regeling of btw-teruggave)
• Buitenlandse inschrijvingsformulieren indien u een vrijstelling of bijzondere regeling aanvraagt op basis van uw buitenlandse status

Volledig proces en termijnen voor een buitenlander die een vennootschap opricht in België

Kosten van vertalingen voor de bedrijfsoprichting

Het vertaalbudget voor een vennootschapsoprichting varieert naargelang het aantal buitenlandse oprichters en de complexiteit van de ingebrachte documenten. Hier zijn de praktische prijsmarges:

• Statuten buitenlandse vennootschap (5-15 pagina's): 200 - 500 € afhankelijk van de taal en de complexiteit
• Notariële volmacht (2-4 pagina's): 80 - 180 €
• Besluit van de raad van bestuur (1-3 pagina's): 60 - 150 €
• Uittreksel handelsregister (1-2 pagina's): 40 - 90 €
• Volledig dossier (oprichter + moedermaatschappij): 400 - 1.200 € afhankelijk van volume en talen

Al deze tarieven zijn netto en zonder verrassingen bij TranslateBE. De offerte is onmiddellijk en de prijs is vastgelegd bij bevestiging.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Kan men een vennootschap oprichten in België zonder Frans of Nederlands te spreken?

Ja. België vereist niet dat oprichters een nationale taal beheersen. Notariële akten kunnen worden opgemaakt met een beëdigd tolk. De oprichtingsdocumenten moeten in een nationale taal zijn of vergezeld gaan van een beëdigde vertaling, maar de oprichters zelf kunnen bijgestaan worden door een tolk.

Is een beëdigde of een gecertificeerde vertaling vereist voor de KBO?

Voor documenten die bij de notaris en de griffie van de Ondernemingsrechtbank worden ingediend, is doorgaans een beëdigde vertaling vereist. Voor documenten die aan private partners worden voorgelegd (bank, investeerders) kan een gecertificeerde vertaling volstaan. Bij twijfel kiest u best voor de beëdigde vertaling: die wordt in alle gevallen aanvaard.

Kan TranslateBE de apostille van buitenlandse statuten coördineren?

Wij adviseren u over de apostille-procedure en voeren de beëdigde vertaling uit. De administratieve stappen bij de FOD Buitenlandse Zaken of de buitenlandse autoriteit blijven uw verantwoordelijkheid, maar ons team begeleidt u bij elke stap om fouten te vermijden.