Vous êtes étranger et vous voulez créer une société en Belgique ? Une partie de votre dossier repose sur des documents émis à l'étranger qu'il faudra faire traduire de manière assermentée, parfois apostiller ou légaliser. Voici les étapes et les pièces à préparer.
📖 À lire aussi : traduction des statuts · guide assermenté · apostille ou légalisation
Les grandes étapes de la création
La constitution d'une société en Belgique suit un parcours assez balisé. Pour la plupart des formes (SRL, SA), vous passez d'abord chez le notaire, qui rédige l'acte constitutif et les statuts par acte authentique. Le notaire procède ensuite à l'inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE)et au dépôt des statuts. Pour une activité commerciale, vous vous adressez à un guichet d'entreprises agréé afin de finaliser l'inscription et, le cas échéant, vérifier les conditions d'accès à la profession. Vous ouvrez généralement un compte bancaire belge au nom de la société pour déposer l'apport en numéraire.
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Documents étrangers à traduire pour votre société ?
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Quels documents étrangers faut-il traduire ?
Le notaire et les administrations belges travaillent en français ou en néerlandais selon la région. Tout document rédigé dans une autre langue doit donc être accompagné d'une traduction assermentéeréalisée par un traducteur juré. Les pièces les plus fréquentes sont :
- Pièce d'identité ou passeport : pour identifier les fondateurs et administrateurs étrangers.
- Extrait du registre de la société mère : si une personne morale étrangère est associée ou actionnaire, son extrait officiel (équivalent de l'extrait BCE) doit être traduit.
- Procuration : si vous ne signez pas vous-même devant le notaire, la procuration donnée à un mandataire doit être traduite.
- Justificatifs divers : statuts de la société mère, décision de l'organe de gestion autorisant la participation, attestations de domicile ou justificatifs bancaires.
Apostille et légalisation des actes officiels
Une traduction ne suffit pas toujours. Les actes officiels émis par une autorité étrangère (extrait de société, acte notarié, document d'état civil) doivent souvent être authentifiés avant d'être utilisés en Belgique. Si le pays d'origine a adhéré à la Convention de La Haye, une apostille suffit ; sinon, une légalisation en chaîne est nécessaire. Vérifiez le cas qui vous concerne dans notre guide apostille ou légalisation, et faites poser l'apostille avant la traduction lorsque c'est possible, pour qu'elle figure dans le document traduit.
Le cas particulier des statuts
Si une société mère étrangère intervient, ses statuts peuvent devoir être produits et traduits, et inversement les statuts belges peuvent devoir être traduits pour vos partenaires à l'étranger. Nous détaillons les points d'attention dans notre article dédié à la traduction des statuts de société en Belgique.
Indépendants hors UE : la carte professionnelle
Si vous êtes ressortissant d'un pays hors Union européenne et que vous comptez exercer une activité d'indépendant, vous avez en principe besoin d'une carte professionnelle délivrée par la Région compétente, en plus du titre de séjour adéquat. Le dossier de demande comporte lui aussi des pièces étrangères (diplômes, justificatifs d'expérience, casier judiciaire) qui devront être traduites de manière assermentée. Anticipez ce point, car il conditionne souvent le démarrage de l'activité.
Conseils pour un dossier accepté
- Demandez au notaire et au guichet d'entreprises la langue cible exacte (français ou néerlandais) avant de lancer les traductions.
- Faites apostiller ou légaliser d'abord, puis traduire : la traduction reprend ainsi le cachet d'authentification.
- Fournissez des copies nettes et complètes au traducteur juré, sans page manquante ni cachet illisible.
- Regroupez toutes les pièces d'un même fondateur pour garder un dossier cohérent et éviter les allers-retours.
En résumé : identité, extrait de société mère, procuration et justificatifs étrangers se traduisent en assermentée vers le français ou le néerlandais ; les actes officiels s'apostillent ou se légalisent au préalable. Confirmez toujours la langue et le niveau d'authentification auprès du notaire avant de commander.
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FAQ
Questions fréquentes
Quels documents étrangers dois-je traduire pour créer une société ?
Principalement la pièce d'identité ou le passeport, l'extrait de la société mère étrangère, la procuration éventuelle et les justificatifs demandés par le notaire. Voir aussi la traduction des statuts.
Faut-il une apostille en plus de la traduction ?
Pour les actes officiels étrangers, souvent oui. Le bon ordre est apostille ou légalisation d'abord, puis traduction assermentée. Voir apostille ou légalisation.
Vers quelle langue traduire mon dossier ?
Vers le français ou le néerlandais selon la région et le notaire. Confirmez la langue cible avant de commander. Notre guide assermenté explique les principes.
Suis-je concerné par la carte professionnelle ?
Si vous êtes indépendant hors Union européenne, en principe oui. Les pièces de cette demande (diplômes, casier) doivent aussi être traduites de manière assermentée.
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