Vous souhaitez ouvrir une succursale en Belgique, enregistrer une société étrangère à la BCE ou réaliser une fusion transfrontalière ? La traduction de vos statuts et actes constitutifs est une étape incontournable. Ce guide vous explique ce qui est exigé, par qui et à quel moment.
La BCE : le registre national des entreprises belges
La Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) est le registre officiel qui centralise toutes les informations relatives aux personnes morales et aux entreprises actives en Belgique. Toute entité - société, association, fondation - qui exerce une activité économique en Belgique doit y être inscrite et se voir attribuer un numéro d'entreprise à 10 chiffres (format 0XXX.XXX.XXX), qui est aussi son numéro de TVA belge.
Pour une société étrangère qui souhaite opérer en Belgique, la BCE est le point de passage obligé. L'inscription se fait via un guichet d'entreprises agréé (Unizo, UCM, Eunomia, etc.), qui joue le role d'intermédiaire entre la société et la BCE. Ce n'est pas la BCE elle-même qui reçoit les dossiers directement des entreprises.
Quand une société étrangère doit-elle traduire ses statuts ?
Plusieurs situations imposent à une société étrangère de produire une traduction de ses documents constitutifs en Belgique :
- Ouverture d'une succursale : en vertu de l'article 4:25 du Code des Sociétés et Associations (CSA 2019), toute société étrangère qui ouvre une succursale en Belgique doit déposer ses actes constitutifs (statuts) traduits dans la ou les langues officielles de la région du siège de la succursale. Ce dépôt se fait au greffe du tribunal de l'entreprise compétent, avec publication au Moniteur belge
- Représentation permanente : une entité étrangère qui maintient un établissement stable ou une représentation permanente en Belgique (sans nécessairement constituer une succursale formelle) peut devoir produire des documents constitutifs traduits selon la nature de l'activité et les exigences de l'administration fiscale
- Fusion ou scission transfrontalière : les opérations de fusion impliquant une société belge et une société étrangère nécessitent la traduction des statuts de la société étrangère dans le cadre des formalités notariales et de publication
- Procuration et délégation de pouvoirs : toute procuration donnée par un organe de la société étrangère à un représentant en Belgique doit être produite dans la langue régionale si elle est destinée à des actes officiels
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Les exigences linguistiques selon la région du siège
Le droit belge des sociétés impose des exigences linguistiques précises pour les actes publiés et déposés officiellement, en fonction de la région du siège social de la succursale :
- Siège en Flandre : les actes doivent être rédigés ou traduits en néerlandais pour leur dépôt et leur publication au Moniteur belge
- Siège en Wallonie (hors communes à facilités) : les actes doivent être en français
- Siège à Bruxelles-Capitale : les actes peuvent être déposés en français ou en néerlandais, et sont publiés dans les deux langues au Moniteur belge
La publication des extraits au Moniteur belge (Belgisch Staatsblad) est obligatoire pour les succursales. Le Moniteur belge publie les informations essentielles de la succursale (dénomination, siège, objet social, organes de représentation) dans la langue régionale applicable. Un notaire belge est généralement impliqué dans la procédure de dépôt pour les succursales, et il exigera des traductions de bonne qualité pour authentifier les documents.
Traduction certifiée ou traduction assermentée : quelle différence ?
Une confusion fréquente oppose ces deux notions, et il est important de la clarifier avant de commander votre traduction :
- Traduction certifiée (ou attestée) : le traducteur atteste sur l'honneur que la traduction est fidèle à l'original. Elle est réalisée par un professionnel mais sans serment judiciaire. Elle est souvent suffisante pour des usages internes ou pour le guichet d'entreprises
- Traduction assermentée : le traducteur est inscrit sur la liste officielle du SPF Justice, a prêté serment devant un tribunal et appose son cachet officiel. Elle a une valeur juridique reconnue par les tribunaux et les administrations
Pour la BCE et le Moniteur belge, la traduction certifiée suffit en règle générale pour les documents qui accompagnent le dossier d'inscription. Cependant, le notaire belge impliqué dans la procédure peut exiger une traduction assermentée pour authentifier les actes constitutifs étrangers, notamment lorsque l'acte étranger doit lui-même être apostillé. En cas de doute, optez pour la traduction assermentée : elle est valable dans tous les contextes et évite tout retard.
N'oubliez pas également la question de la légalisation des actes étrangers : si vos statuts ont été établis dans un pays non membre de l'UE, ils devront être munis d'une apostille (si le pays est signataire de la Convention de La Haye) ou faire l'objet d'une légalisation consulaire avant de pouvoir être utilisés en Belgique. Cette étape doit précéder la traduction assermentée.
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FAQ
Veelgestelde vragen
Tous mes statuts doivent-ils être traduits pour la BCE ?
Non, pas nécessairement dans leur intégralité. Pour l'inscription à la BCE via un guichet d'entreprises, les informations essentielles (dénomination, siège, objet social, organes de gestion et de représentation) doivent être disponibles en français ou en néerlandais. Pour le dépôt au greffe du tribunal de l'entreprise et la publication au Moniteur belge, la version intégrale des statuts traduite est requise conformément à l'article 4:25 CSA. Votre notaire ou votre guichet d'entreprises pourra vous indiquer précisément quels documents doivent être traduits pour votre situation.
Faut-il un traducteur assermenté pour inscrire une succursale à la BCE ?
Pour la BCE elle-même, une traduction professionnelle certifiée (non nécessairement assermentée) est généralement suffisante. Cependant, si un notaire belge est impliqué dans la procédure (ce qui est fréquent pour les succursales), il exigera souvent une traduction assermentée pour authentifier les actes constitutifs étrangers. Pour éviter tout allers-retours, il est prudent de commander une traduction assermentée d'emblée si des actes notariés sont impliqués.
Comment légaliser des statuts étrangers pour la Belgique ?
La procédure de légalisation dépend du pays d'origine de vos statuts. Si ce pays a ratifié la Convention de La Haye du 5 octobre 1961, il suffit d'obtenir une apostille apposée par l'autorité compétente du pays (souvent le ministère des Affaires étrangères ou les tribunaux). Si le pays n'est pas signataire de cette convention (certains pays d'Afrique, d'Asie ou d'Amérique latine), une légalisation en chaine est nécessaire : autorité locale, ministère des Affaires étrangères du pays d'origine, puis ambassade ou consulat belge. La traduction assermentée intervient après la légalisation, sur le document légalisé.
Puis-je utiliser une traduction en anglais pour la BCE ?
Non. La Belgique n'a que trois langues officielles (français, néerlandais, allemand) et le droit belge des sociétés n'accepte pas l'anglais comme langue de dépôt ou de publication. Pour la BCE et le Moniteur belge, vos statuts doivent être traduits en français ou en néerlandais (ou en allemand pour les communes germanophones) selon la région du siège de la succursale. Une version anglaise peut accompagner le dossier à titre informatif, mais elle ne remplace pas la traduction dans la langue régionale requise.