Wanneer u een officieel document in het buitenland wilt gebruiken, stuit u vaak op twee begrippen: apostille en beëdigde vertaling. Beide zijn soms vereist, maar ze vervullen een totaal verschillende functie. Begrijp het verschil en weet wanneer u welke procedure nodig heeft.
Wat is een apostille?
Een apostille is een officieel certificaat dat wordt aangebracht op een officieel document om de echtheid van de handtekening en de hoedanigheid van de ondertekenaar te bevestigen. Het is geen vertaling en heeft niets te maken met de inhoud van het document. De apostille is ingevoerd door het Verdrag van Den Haag van 5 oktober 1961, dat door meer dan 120 landen is geratificeerd.
In België wordt de apostille afgegeven door de FOD Buitenlandse Zaken voor federale documenten, of door de bevoegde gewestelijke autoriteiten voor andere akten. Een Belgische geboorteakte bestemd voor gebruik in Frankrijk, Spanje of de VS moet bijvoorbeeld voorzien zijn van een apostille voor zij door de buitenlandse autoriteiten wordt aanvaard.
De apostille garandeert de authenticiteit van het document als zodanig, maar zegt niets over de taal. Een buitenlandse overheid die het document ontvangt maar de taal ervan niet begrijpt, zal ook een vertaling vereisen.
Wat is een beëdigde vertaling?
Een beëdigde vertaling is een vertaling uitgevoerd door een vertaler die is ingeschreven op de officiële lijst van de FOD Justitie in België. De vertaler bevestigt met zijn eed de nauwkeurigheid en volledigheid van de vertaling. De beëdigde vertaling heeft een juridische waarde en wordt aanvaard door Belgische en buitenlandse overheden, rechtbanken, notarissen en ambassades.
De beëdigde vertaling vervangt nooit de apostille en omgekeerd. Ze vervullen complementaire functies: de apostille certificeert het originele document, de beëdigde vertaling maakt de inhoud ervan begrijpelijk voor de ontvangende autoriteit in een andere taal.
TranslateBE
Beëdigde vertaling nodig? Offerte binnen 1 uur
Gecertificeerde beëdigde vertalers voor meer dan 70 talen. Levering in 24u mogelijk voor spoedeisende dossiers.
Wanneer heeft u alleen een beëdigde vertaling nodig?
In veel gevallen is uitsluitend een beëdigde vertaling vereist, zonder apostille. Dit is met name het geval wanneer:
- Het document afkomstig is uit een land dat partij is bij het Haags Verdrag en bestemd is voor gebruik in een ander verdragsland - de apostille is al aanwezig op het origineel
- De ontvangende instantie (DVZ, gemeente, universiteit) uitsluitend een gecertificeerde vertaling vereist en niet expliciet om een apostille vraagt
- Het document een interne Belgische procedure betreft waarbij geen legalisering nodig is
- Het gaat om een bedrijfsdocument (contract, factuur, rapport) dat geen officiële akte is
Wanneer zijn apostille én beëdigde vertaling beide vereist?
Wanneer een buitenlands officieel document in een ander land moet worden gebruikt en de taal verschilt, zijn beide procedures doorgaans noodzakelijk. De typische volgorde is:
- Stap 1 - Apostille in het land van herkomst: het document wordt gelegaliseerd door de bevoegde autoriteit van het land waar het is opgesteld
- Stap 2 - Beëdigde vertaling in het bestemmingsland: een erkende beëdigd vertaler vertaalt het document, inclusief de apostille zelf, naar de vereiste taal
Praktische voorbeelden: een Marokkaanse geboorteakte bestemd voor de Belgische gemeente vereist zowel een apostille van de Marokkaanse autoriteiten als een beëdigde vertaling Frans/Nederlands. Een Belgisch diploma bestemd voor gebruik in Canada vereist een apostille van de FOD Buitenlandse Zaken en een beëdigde vertaling naar het Engels of het Frans.
Landen zonder apostilleverdrag: legalisering via ambassade
Niet alle landen zijn aangesloten bij het Haags Verdrag. Voor documenten afkomstig uit landen die geen lid zijn (zoals bepaalde Afrikaanse of Aziatische staten), vervangt de consulaire legalisering via de ambassade de apostille. In dat geval blijft de beëdigde vertaling verplicht en wordt ze aangevuld met de consulaire stempel op het origineel.
TranslateBE begeleidt u in beide scenario's: wij informeren u over de exacte procedure voor uw specifieke land en documenttype, zodat uw dossier volledig en conform is bij de eerste indiening.
FAQ
Veelgestelde vragen
Kan ik een apostille aanvragen nadat ik de beëdigde vertaling heb ontvangen?
De apostille wordt aangebracht op het originele document, niet op de vertaling. U kunt de twee procedures in elke volgorde uitvoeren, maar u heeft het gelegaliseerde origineel nodig om het geheel in te dienen. Het is echter aan te raden eerst de apostille te verkrijgen, zodat de beëdigd vertaler ook de apostille kan vertalen.
Vertaalt de beëdigd vertaler ook de apostille zelf?
Ja. Een volledige beëdigde vertaling omvat de vertaling van het gehele document, inclusief de apostille en eventuele stempels en aantekeningen. TranslateBE zorgt voor een volledige vertaling zodat uw dossier aanvaard wordt door de buitenlandse autoriteiten.
Hoe lang duurt de procedure voor apostille + beëdigde vertaling?
De termijn voor de apostille varieert per land: in België bedraagt ze doorgaans 5 tot 10 werkdagen bij de FOD Buitenlandse Zaken (express mogelijk in 1-3 dagen). De beëdigde vertaling door TranslateBE kan worden geleverd in 24 tot 72 uur, afhankelijk van de taal en het documenttype. Plan beide procedures dus tijdig in.