📖 Zie ook : Amerikaanse documenten vertalen · apostille of legalisatie · Haags Apostilleverdrag
De Verenigde Staten zijn lid van het Haags Apostilleverdrag van 1961. Voor uw Amerikaanse documenten bestemd voor België is er dus geen consulaire legalisatie nodig : een eenvoudige apostille volstaat om ze te authentiseren. Het belangrijkste punt is echter te weten welke overheid die apostille afgeeft, want in de Verenigde Staten gebeurt dit soms op federaal niveau, soms op het niveau van de staat. Deze gids legt elke stap uit, van de apostille tot de beëdigde vertaling die de Belgische overheidsinstanties vereisen.
Apostille : de juiste procedure voor Amerikaanse documenten
Het Haags Verdrag van 5 oktober 1961 vereenvoudigt de internationale erkenning van openbare documenten tussen lidstaten via een gestandaardiseerd stempel, de apostille. De Verenigde Staten zijn hiervan al lang ondertekenaar. Concreet wordt een geapostilleerd Amerikaans document rechtstreeks erkend door de Belgische overheid, zonder tussenkomst van de Belgische ambassade. Als u nog twijfelt tussen beide regimes, raadpleeg dan onze gids apostille of legalisatie en onze pagina over het Haags Apostilleverdrag.
Het kernpunt : apostille van de staat of federale apostille ?
Dit is de meest verwarrende Amerikaanse bijzonderheid. In de Verenigde Staten hangt de bevoegde overheid af van wie het document heeft afgegeven :
- Documenten van de staat (state documents) : geboorteakten, huwelijksakten, diploma's, transcripts, strafregisters van de staat. De apostille wordt afgegeven door de Secretary of State van de uitgevende staat (bijvoorbeeld de Secretary of State van New York voor een akte uit New York, die van Californië voor een Californisch document).
- Federale documenten (federal documents) : FBI-strafregister (FBI background check / Identity History Summary), documenten van een federaal agentschap, bepaalde federale notariële akten. De apostille wordt afgegeven door het US Department of State (Office of Authentications) in Washington.
De apostille bij de verkeerde overheid aanvragen is de meest voorkomende fout : een geboorteakte uit New York wordt nooit geapostilleerd door het federale Department of State, en een FBI-strafregister wordt nooit geapostilleerd door een Secretary of State van een staat.
TranslateBE
Amerikaanse documenten voor België ?
Beëdigde vertaling Engels-Frans of Engels-Nederlands van uw geapostilleerde Amerikaanse documenten. Onze beëdigde vertalers kennen de vereisten van de Belgische overheidsinstanties.
Welke Amerikaanse documenten komen in aanmerking
De documenten die het vaakst worden behandeld voor een Belgisch dossier (naturalisatie, huwelijk, gezinshereniging, diploma-erkenning, tewerkstelling) zijn :
- Birth certificate (geboorteakte) : document van de staat, apostille door de Secretary of State van de uitgevende staat.
- Marriage certificate (huwelijksakte) : document van de staat, dezelfde procedure als de geboorteakte.
- Diploma's en transcripts : afhankelijk van de instelling moet het document vaak eerst notarieel worden bekrachtigd voordat het door de Secretary of State van de staat wordt geapostilleerd.
- Strafregister van de staat (state criminal record) : apostille door de Secretary of State van de betrokken staat.
- FBI background check (federaal strafregister) : federaal document, apostille door het US Department of State in Washington.
De stappen, van apostille tot indiening in België
Aangezien Amerikaanse documenten in het Engels zijn opgesteld, vereisen de Belgische overheidsinstanties een beëdigde vertaling naar het Frans of het Nederlands, waarbij de taal afhangt van de regio (Wallonië en Brussel in het Frans, Vlaanderen in het Nederlands). Voor een goed begrip van het volledige proces, zie onze gids om Amerikaanse documenten te vertalen voor België.
Procedure in 3 stappen
- Apostille : laat het document apostilleren door de juiste overheid (Secretary of State van de staat voor een document van de staat, US Department of State voor een federaal document).
- Beëdigde vertaling in België : het geapostilleerde document wordt vertaald door een door een Belgisch hof van beroep erkende beëdigde vertaler. De apostille zelf wordt ook vertaald, aangezien zij integraal deel uitmaakt van het document.
- Indiening : bezorg het geapostilleerde document en de beëdigde vertaling aan de betrokken Belgische instantie (gemeente, FOD, universiteit, werkgever).
Praktische tips
- Anticipeer op de termijnen : de federale apostille van het US Department of State kan per post meerdere weken duren. Voor een FBI background check moet u rekening houden met tijd tussen het verkrijgen van het rapport en de apostille ervan.
- Controleer de vereiste taal : bevestig bij de bestemmingsinstantie of de vertaling in het Frans of het Nederlands moet zijn voordat u ze bestelt.
- Apostilleer voordat u laat vertalen : de beëdigde vertaling moet betrekking hebben op het reeds geapostilleerde document, apostille inbegrepen.
- Bewaar de originelen : sommige instanties vereisen het geapostilleerde origineel naast de vertaling.
Samengevat
- De Verenigde Staten zijn lid van het Haags Apostilleverdrag : apostille, geen legalisatie.
- Documenten van de staat : apostille door de Secretary of State van de uitgevende staat.
- Federale documenten (bv. FBI-strafregister) : apostille door het US Department of State.
- Documenten in het Engels : beëdigde vertaling naar het Frans of het Nederlands vereist in België.
- Te respecteren volgorde : apostille, dan beëdigde vertaling, dan indiening.
FAQ
Veelgestelde vragen
Heb ik een apostille of een legalisatie nodig voor een Amerikaans document in België ?
Een apostille. De Verenigde Staten zijn lid van het Haags Apostilleverdrag van 1961, waardoor de consulaire legalisatie wegvalt. Het geapostilleerde Amerikaanse document wordt rechtstreeks erkend door de Belgische overheidsinstanties, zonder tussenkomst van de Belgische ambassade. Voor het verschil tussen beide regimes, zie onze gids apostille of legalisatie en het Haags Apostilleverdrag.
Mijn geboorteakte komt uit de staat New York : wie geeft de apostille af ?
De Secretary of State van de uitgevende staat, hier die van New York. Alle akten van de burgerlijke stand en documenten van de staat (geboorte, huwelijk, diploma's, strafregister van de staat) worden geapostilleerd op het niveau van de staat, door de Secretary of State van de staat die het document heeft afgegeven, en niet door de federale overheid in Washington.
Hoe laat ik een FBI-strafregister apostilleren voor België ?
De FBI background check (Identity History Summary) is een federaal document. De apostille ervan wordt afgegeven door het US Department of State (Office of Authentications) in Washington, en niet door een Secretary of State van een staat. Houd rekening met een termijn van meerdere weken voor deze federale apostille, en laat het geapostilleerde document daarna vertalen door een Belgische beëdigde vertaler.
Moet ik het document laten vertalen voor of na de apostille ?
Erna. De apostille moet eerst op het originele document worden aangebracht, waarna de beëdigde vertaling in België wordt uitgevoerd op het reeds geapostilleerde document, waarbij de apostille zelf ook wordt vertaald omdat zij deel uitmaakt van het document. Onze beëdigde vertalers, erkend door een Belgisch hof van beroep, nemen het geheel voor hun rekening, apostille inbegrepen.