Vertaling van ESG- en duurzaamheidsrapporten (CSRD)

De vertaling van ESG- en duurzaamheidsrapporten is een strategisch onderwerp geworden voor financiële en MVO-directies. Met de CSRD-richtlijn en de ESRS-normen breidt de duurzaamheidsrapportering zich uit naar tal van ondernemingen, en de meertalige verspreiding ervan vereist een precieze en coherente terminologie. Dit is wat een onderneming in België moet weten voor ze een vertaalproject opstart.

CSRD en ESRS: een uitgebreide duurzaamheidsrapportering

De richtlijn CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) breidt de verplichting tot duurzaamheidsrapportering uit naar een veel groter aantal ondernemingen dan voorheen, op basis van de Europese normen ESRS (European Sustainability Reporting Standards). Concreet wordt de duurzaamheidsinformatie meestal opgenomen in het bestuursverslag en niet als een afzonderlijk document gepubliceerd, wat een sterke coherentie met de overige financiële communicatie van de onderneming oplegt.

Voor multinationale groepen en hun Belgische dochterondernemingen moet die informatie vaak in meerdere talen circuleren. De vertaling is dus geen louter formele oefening: ze bepaalt de leesbaarheid van de informatie voor de investeerders, de overheden en alle belanghebbenden.

Waarom een ESG-rapport vertalen?

Verschillende situaties maken de vertaling noodzakelijk. Meertalige groepen moeten een homogene informatie consolideren en verspreiden tussen het moederbedrijf en hun dochterondernemingen. Investeerders en belanghebbenden verwachten een begrijpelijk document in hun werktaal. In België is de gecombineerde behoefte aan Frans, Nederlands en Engels bijzonder frequent, of het nu om reglementaire, commerciële of governanceredenen gaat.

Daarbij komt de reputatiedimensie: een duurzaamheidsrapport is een openbaar document, dat gelezen en vergeleken wordt. Een benaderende vertaling kan de geloofwaardigheid van de MVO-aanpak schaden en betekenisverschillen creëren met de oorspronkelijke versie.

De uitdagingen van ESG- en financiële terminologie

De belangrijkste uitdaging van een CSRD-rapport is de precisie en de coherentie van de terminologie. De woordenschat combineert financiële concepten en zeer specifieke duurzaamheidsbegrippen:

• EU-taxonomie: classificatie van de duurzame economische activiteiten, waarvan elke term een reglementaire definitie heeft die gerespecteerd moet worden.
• Dubbele materialiteit: het in rekening brengen van zowel de impact van de onderneming op het milieu als de impact van de duurzaamheidskwesties op de onderneming.
• BKG en scopes: broeikasgasemissies verdeeld over scopes 1, 2 en 3, waarvan de vertaling strikt afgestemd moet blijven op de erkende conventies.

Die termen dulden geen benadering: eenzelfde begrip moet identiek weergegeven worden van begin tot einde van het rapport, en idealiter van jaar tot jaar.

Coherentie, vertrouwelijkheid en termijnen

Drie operationele beperkingen omkaderen dit soort project. Ten eerste de coherentie met het jaarverslag: aangezien de duurzaamheidsinformatie opgenomen is in het bestuursverslag, moet de vertaling ervan overeenstemmen met de cijfers en de woordenschat van het financiële gedeelte. Vervolgens de vertrouwelijkheid: voor publicatie bevat een rapport gevoelige gegevens die niet aan de markt zijn meegedeeld, wat een strikt verwerkingskader oplegt. Ten slotte de krappe termijnen: de vertaling vindt vaak plaats in de afsluitperiode, wanneer de brontekst laat wordt afgewerkt.

Voor ondernemingen sluiten deze uitdagingen aan bij die van andere gevoelige bedrijfsdocumenten, zoals de juridische vertaling van B2B-contracten of de vertaling van de statuten van een vennootschap.

Goede praktijken voor een geslaagd project

Enkele methoden helpen de kwaliteit en de termijnen van een meertalig ESG-rapport te beveiligen:

• Vooraf een door de financiële en MVO-teams gevalideerd glossarium opstellen, met de belangrijkste ESRS- en taxonomietermen.
• Een vertaalgeheugen gebruiken om de coherentie tussen hoofdstukken en van de ene editie tot de andere te waarborgen.
• Een nazicht door een specialist van het financiële en duurzaamheidsdomein voorzien, los van de vertaler.
• De afsluitkalender anticiperen en leveringsmijlpalen vastleggen die aangepast zijn aan de interne nazichten.