Vertaling dossier buitenlands pensioen in België: praktische gids

Hebt u in meerdere landen gewerkt voor u zich in België vestigde, of bent u een buitenlandse gepensioneerde die zich in het Koninkrijk vestigt? Uw pensioenrechten laten gelden bij de Federale Pensioendienst (FPD) of een gewestelijke instelling houdt in dat u vertaalde buitenlandse documenten moet voorleggen. Deze gids legt uit wie betrokken is, welke documenten te vertalen en bij welke instellingen.

Wie is betrokken bij de vertaling van documenten van buitenlands pensioen?

Drie grote categorieën van personen worden met deze stap geconfronteerd in België:

• De naar België teruggekeerde expats: Belgische werknemers die een deel van hun loopbaan in het buitenland hebben afgelegd (Frankrijk, Duitsland, Nederland, Spanje, Verenigde Staten, enz.) en die hun pensioenrechten in België laten gelden na hun terugkeer.
• De werknemers die in meerdere landen van de Europese Unie hebben bijgedragen:het Europees recht waarborgt de samentelling van de verzekeringstijdvakken voor de berekening van het pensioen. Deze personen moeten het bewijs van hun bijdragen in elk betrokken land leveren.
• De buitenlandse gepensioneerden die zich in België vestigen: buitenlandse onderdanen die een pensioen ontvangen uit hun land van oorsprong en het moeten aangeven of laten erkennen door de Belgische instellingen (belastingadministratie, ziekenfonds, gemeente).

Het Europese kader: Verordening 883/2004 en samentelling van de rechten

Binnen de Europese Unie wordt de coördinatie van de socialezekerheidsstelsels geregeld door EG-verordening nr. 883/2004 en haar toepassingsverordening nr. 987/2009. Deze teksten stellen twee fundamentele beginselen vast voor de pensioenen: de eenheid van de toepasselijke wetgeving (men draagt bij in één enkele Staat tegelijk) en de samentelling van de verzekeringstijdvakken. Dat betekent dat om te berekenen of u recht hebt op een pensioen in een bepaalde lidstaat, deze Staat rekening kan houden met uw bijdragetijdvakken in andere lidstaten.

In de praktijk coördineert de Federale Pensioendienst (FPD) met de verbindingsorganen van de andere lidstaten via het P1-formulier (Europees pensioenaanvraagdossier). Maar u moet toch bewijsstukken in een vreemde taal leveren, die een vertaling vereisen om behandeld te worden.

Documenten te vertalen voor de FPD en de pensioeninstellingen

• Buitenlands loopbaanoverzicht: document opgesteld door de buitenlandse socialezekerheidsinstelling met een lijst van de verzekeringstijdvakken, de werkgevers en de betaalde bijdragen. Het is het centrale stuk voor de samentelling.
• Attest van buitenlands pensioen: document dat bevestigt dat u een rustpensioen ontvangt of zult ontvangen in een derde land, met het vermelde bedrag. Vereist door de Belgische belastingadministratie voor de berekening van de belasting en door het ziekenfonds voor de bepaling van de rechten.
• Bewijzen van bijdragen: loonfiches, tewerkstellingscertificaten of aansluitingsattesten bij een buitenlands pensioenstelsel, in het bijzonder belangrijk voor de tijdvakken voorafgaand aan de informatisering van de registers.
• Documenten van aanvullend pensioen: overzichten van pensioenfondsen van de onderneming of groepsverzekeringen opgebouwd in het buitenland, die in België moeten worden aangegeven.
• Buitenlandse aanslagbiljetten: nodig om het vervangingspercentage te berekenen, de afwezigheid van dubbele belasting te verifiëren of de rechten op het overlevingspensioen van de echtgenoot te berekenen.

Derde landen: bilaterale verdragen en specifieke vertalingen

Buiten de Europese Unie heeft België bilaterale socialezekerheidsverdragen gesloten met talrijke landen waaronder Marokko, Turkije, Algerije, Tunesië, Bosnië-Herzegovina, Servië, Kosovo, Montenegro en andere. Deze verdragen voorzien eveneens in mechanismen van samentelling van de rechten en coördinatie tussen de socialezekerheidsinstellingen van de twee landen.

Voor de onderdanen van deze landen zijn de socialezekerheidsdocumenten (loopbaan- overzichten, bijdrageattesten, pensioenbeslissingen) opgesteld in de taal van het betrokken land - Arabisch, Turks, of de ex-Joegoslavische talen. Een beëdigde vertaling door een beëdigd vertaler RNEJ is doorgaans vereist door de FPD voor deze documenten, in tegenstelling tot de EU-documenten waarvoor een gecertificeerde vertaling kan volstaan.

Het levensbewijs (document dat bewijst dat de begunstigde van een pensioen nog in leven is, vaak jaarlijks) kan eveneens een vertaling vereisen wanneer het wordt opgesteld door buitenlandse autoriteiten in hun nationale taal.