Chaque année, des milliers d'étudiants étrangers s'inscrivent dans des universités belges. Que vous postuliez a la KU Leuven, a l'ULiège, a l'UCLouvain ou a la VUB, la constitution de votre dossier d'admission implique presque toujours la traduction de vos diplômes et relevés de notes. Ce guide vous explique ce que chaque université et organisme d'équivalence exige concrètement.
Documents académiques à traduire pour l'admission en université belge
La liste des documents a traduire varie selon le type d'admission (premier cycle ou master) et selon l'université visée, mais les exigences de base sont communes a la plupart des établissements :
- Diplôme du secondaire (ou équivalent baccalauréat) : pour l'admission en premier cycle (bachelier), la preuve de l'obtention du diplôme d'accès a l'enseignement supérieur dans le pays d'origine. Ce diplôme doit être traduit et, selon le pays, apostillé ou légalisé.
- Relevés de notes (transcripts) : relevés détaillés de toutes les années d'étude antérieures, avec les matières, les credits et les notes obtenues. Pour une admission en master, les transcripts du bachelier sont indispensables.
- Diplôme universitaire de bachelor : pour une admission en master ou un master après master.
- Lettres de recommandation : certains programmes (masters spécialisés, recherche, MBA) exigent des lettres de recommandation rédigées en anglais ou dans la langue d'enseignement. Si elles sont rédigées dans une autre langue, elles doivent être traduites.
- Certification de langue : TOEFL, IELTS, DELF, TaalTest néerlandais, etc. Ces documents sont généralement émis directement dans la langue requise et ne nécessitent pas de traduction.
Exigences spécifiques des universités belges
Les universités belges n'ont pas toutes les mêmes exigences en matière de traduction et d'équivalence :
- KU Leuven : accepte les documents en néerlandais, français, anglais et allemand sans traduction. Pour toute autre langue, une traduction certifiée en néerlandais ou en anglais est requise. La traduction assermentée n'est pas systématiquement demandée mais peut être exigée selon la provenance du document.
- UGent : exige que les documents non rédigés en néerlandais, français, anglais ou allemand soient traduits par un traducteur assermenté.
- UCLouvain : demande une traduction officielle des documents en langue étrangère. La définition de "officielle" peut varier selon le département.
- ULiège : accepte généralement les documents en français, anglais ou espagnol. Les autres langues nécessitent une traduction en français.
- VUB : traduction en néerlandais ou en anglais pour les documents dans d'autres langues, certifiée par un traducteur professionnel ou assermenté.
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ARES et NARIC Vlaanderen : l'équivalence du diplôme d'accès
Avant de s'inscrire dans de nombreux programmes, les étudiants étrangers doivent faire reconnaitre leur diplôme d'accès à l'enseignement supérieur auprès de l'organisme d'équivalence compétent selon la communauté linguistique :
- ARES (Academie de Recherche et d'Enseignement Supérieur) : organisme compétent pour la Communauté française (Wallonie-Bruxelles). L'ARES délivre une attestation d'équivalence qui confirme que votre diplôme étranger du secondaire est reconnu comme équivalent au certificat d'enseignement secondaire supérieur (CESS) belge. Les documents doivent être traduits en français.
- NARIC Vlaanderen : service d'équivalence pour la Communauté flamande. Traite les demandes d'équivalence des diplômes secondaires et supérieurs étrangers pour l'accès aux établissements d'enseignement de la Communauté flamande. Les documents doivent être traduits en néerlandais ou en anglais.
La procédure d'équivalence peut prendre plusieurs semaines. Il est conseillé de commencer les démarches de traduction et d'équivalence plusieurs mois avant la date d'inscription souhaitée.
Visa étudiant et programme Erasmus+ : documents a préparer
Les ressortissants hors Union européenne doivent obtenir un visa étudiant (visa type D) délivré par l'ambassade ou le consulat belge de leur pays de résidence. Les documents a traduire pour ce visa comprennent généralement la lettre d'admission de l'université belge (pas de traduction requise si elle est en français ou néerlandais), la preuve de ressources financières suffisantes (relevés de compte, convention de bourse a traduire si rédigée dans une autre langue), et parfois le casier judiciaire du pays d'origine.
Pour les étudiants entrants dans le cadre d'Erasmus+, les documents principaux sont le transcript of records (relevé de notes de l'université d'origine) et le learning agreement. Ces documents sont souvent rédigés en anglais dans le cadre du programme, ce qui simplifie les démarches.
Bourses et reconnaissance des acquis (VAE)
Les candidats aux bourses gouvernementales belges (ARES/DGD pour la Communauté française, VLIR-UOS pour la Communauté flamande) doivent constituer un dossier multilingue : les documents du candidat sont traduits dans la langue de l'organisme, tandis que le projet académique peut être rédigé en anglais ou en français.
Pour la Valorisation des Acquis de l'Expérience (VAE), les candidats qui font valoir une expérience professionnelle acquise à l'étranger doivent fournir des preuves traduites : contrats de travail, attestations employeur, certificats de formation professionnelle. Ces documents doivent être traduits par un traducteur professionnel pour être examinés par la commission compétente.
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FAQ
Veelgestelde vragen
Mon diplôme de baccalauréat français doit-il être traduit pour s'inscrire à la KU Leuven ?
Non, pas si le diplôme est rédigé en français. La KU Leuven accepte les documents en français sans traduction. En revanche, pour certains programmes enseignés exclusivement en néerlandais, l'université peut demander que vous soumettiez votre dossier en néerlandais. Le baccalauréat français est généralement bien reconnu par les universités belges, mais il peut nécessiter une attestation d'équivalence NARIC Vlaanderen selon le programme et l'université visés. Vérifiez les exigences spécifiques du programme directement sur le site de la KU Leuven.
L'ARES accepte-t-elle les traductions en anglais ?
Non. L'ARES (Communauté française) exige que les documents soumis dans le cadre d'une demande d'équivalence soient traduits en français par un traducteur assermenté (juré), sauf pour les documents déjà rédigés en français, néerlandais, anglais, espagnol ou allemand, qui peuvent parfois être soumis tels quels selon la procédure spécifique. Pour les documents en arabe, chinois, japonais, russe ou toute autre langue, la traduction assermentée en français est obligatoire.
Quels documents dois-je faire traduire pour mon visa étudiant belge ?
Les documents a traduire pour un visa étudiant belge dépendent de votre pays d'origine et du consulat belge compétent. En règle générale : la lettre de motivation ou le projet d'études si rédigés dans une langue non comprise par le consulat, les documents financiers (relevés de compte, convention de bourse, attestation de ressources familiales) rédigés dans une langue autre que le français, le néerlandais ou l'anglais, et le certificat de bonne conduite ou extrait de casier judiciaire si délivré dans une langue non européenne. La lettre d'admission de l'université belge est généralement acceptée telle quelle.
Combien coûte la traduction de mes relevés de notes pour une université belge ?
Le tarif dépend du nombre de pages, de la paire de langues et du délai souhaité. Pour des relevés de notes standard (1 a 3 pages), comptez en général entre 50 et 150 euros par document selon la langue source. Les langues rares (coréen, bengali, swahili, etc.) sont plus onéreuses que les langues européennes courantes. Une traduction assermentée est plus chère qu'une traduction certifiée. TranslateBE fournit un devis précis et gratuit en 1 heure : soumettez votre document et vous recevrez un tarif ferme sans surprise.