Vertaling documenten om te studeren in België: complete gids

Elk jaar schrijven duizenden buitenlandse studenten zich in aan Belgische universiteiten. Of u nu solliciteert bij de KU Leuven, de ULiège, de UCLouvain of de VUB, de samenstelling van uw toelatingsdossier houdt bijna altijd de vertaling van uw diploma's en puntenlijsten in. Deze gids legt u uit wat elke universiteit en gelijkwaardigheidsinstelling concreet vereist.

Academische documenten te vertalen voor de toelating tot een Belgische universiteit

De lijst van de te vertalen documenten verschilt volgens het type toelating (eerste cyclus of master) en volgens de beoogde universiteit, maar de basisvereisten zijn gemeenschappelijk voor de meeste instellingen:

• Diploma secundair onderwijs (of gelijkwaardig baccalaureaat): voor de toelating tot de eerste cyclus (bachelor), het bewijs van het behalen van het diploma dat toegang geeft tot het hoger onderwijs in het land van oorsprong. Dit diploma moet worden vertaald en, volgens het land, geapostilleerd of gelegaliseerd.
• Puntenlijsten (transcripts): gedetailleerde overzichten van alle voorafgaande studiejaren, met de vakken, de studiepunten en de behaalde punten. Voor een toelating tot een master zijn de transcripts van de bachelor onontbeerlijk.
• Universitair bachelordiploma: voor een toelating tot een master of een master na master.
• Aanbevelingsbrieven: bepaalde programma's (gespecialiseerde masters, onderzoek, MBA) vereisen aanbevelingsbrieven opgesteld in het Engels of in de onderwijstaal. Als zij in een andere taal zijn opgesteld, moeten zij worden vertaald.
• Taalcertificaat: TOEFL, IELTS, DELF, Nederlandse TaalTest, enz. Deze documenten worden doorgaans rechtstreeks afgeleverd in de vereiste taal en vereisen geen vertaling.

Specifieke vereisten van de Belgische universiteiten

De Belgische universiteiten hebben niet allemaal dezelfde vereisten inzake vertaling en gelijkwaardigheid:

• KU Leuven: aanvaardt de documenten in het Nederlands, Frans, Engels en Duits zonder vertaling. Voor elke andere taal is een vertaling gecertificeerd in het Nederlands of het Engels vereist. De beëdigde vertaling wordt niet systematisch gevraagd maar kan vereist zijn volgens de herkomst van het document.
• UGent: vereist dat de documenten die niet zijn opgesteld in het Nederlands, Frans, Engels of Duits worden vertaald door een beëdigd vertaler.
• UCLouvain: vraagt een officiële vertaling van de documenten in een vreemde taal. De definitie van "officieel" kan verschillen volgens het departement.
• ULiège: aanvaardt doorgaans de documenten in het Frans, Engels of Spaans. De andere talen vereisen een vertaling in het Frans.
• VUB: vertaling in het Nederlands of het Engels voor de documenten in andere talen, gecertificeerd door een professionele of beëdigde vertaler.

ARES en NARIC Vlaanderen: de gelijkwaardigheid van het toegangsdiploma

Voor zij zich inschrijven voor talrijke programma's, moeten de buitenlandse studenten hun toegangsdiploma tot het hoger onderwijs laten erkennen bij de bevoegde gelijkwaardigheidsinstelling volgens de taalgemeenschap:

• ARES (Academie de Recherche et d'Enseignement Supérieur): bevoegde instelling voor de Franse Gemeenschap (Wallonië-Brussel). De ARES levert een gelijkwaardigheidsattest af dat bevestigt dat uw buitenlands diploma secundair onderwijs is erkend als gelijkwaardig aan het Belgische getuigschrift van hoger secundair onderwijs (CESS). De documenten moeten worden vertaald in het Frans.
• NARIC Vlaanderen: gelijkwaardigheidsdienst voor de Vlaamse Gemeenschap. Behandelt de aanvragen tot gelijkwaardigheid van de buitenlandse secundaire en hogere diploma's voor de toegang tot de onderwijsinstellingen van de Vlaamse Gemeenschap. De documenten moeten worden vertaald in het Nederlands of het Engels.

De gelijkwaardigheidsprocedure kan meerdere weken in beslag nemen. Het is aangeraden om de stappen van vertaling en gelijkwaardigheid meerdere maanden voor de gewenste inschrijvingsdatum te beginnen.

Studentenvisum en Erasmus+-programma: voor te bereiden documenten

De onderdanen van buiten de Europese Unie moeten een studentenvisum (visum type D) verkrijgen, afgeleverd door de Belgische ambassade of het consulaat van hun land van verblijf. De voor dit visum te vertalen documenten omvatten doorgaans de toelatingsbrief van de Belgische universiteit (geen vertaling vereist als ze in het Frans of het Nederlands is), het bewijs van voldoende financiële middelen (rekeninguittreksels, beursovereenkomst te vertalen indien opgesteld in een andere taal), en soms het strafregister van het land van oorsprong.

Voor de inkomende studenten in het kader van Erasmus+, zijn de belangrijkste documenten het transcript of records (puntenlijst van de universiteit van oorsprong) en het learning agreement. Deze documenten zijn vaak opgesteld in het Engels in het kader van het programma, wat de stappen vereenvoudigt.

Beurzen en erkenning van verworven competenties (VAE)

De kandidaten voor de Belgische gouvernementele beurzen (ARES/DGD voor de Franse Gemeenschap, VLIR-UOS voor de Vlaamse Gemeenschap) moeten een meertalig dossier samenstellen: de documenten van de kandidaat worden vertaald in de taal van de instelling, terwijl het academische project in het Engels of in het Frans kan worden opgesteld.

Voor de Valorisatie van de Verworven Ervaring (VAE), moeten de kandidaten die een in het buitenland verworven beroepservaring laten gelden, vertaalde bewijzen leveren: arbeidsovereenkomsten, werkgeversattesten, getuigschriften van beroeps- opleiding. Deze documenten moeten worden vertaald door een professionele vertaler om te worden onderzocht door de bevoegde commissie.