Waar een officieel document laten vertalen in België?

Moet u een geboorteakte, een diploma, een uittreksel uit het strafregister of een vonnis laten vertalen en vraagt u zich af waar u een officieel document in België kunt laten vertalen? Het korte antwoord: zo'n document vereist een beëdigde vertaling, uitgevoerd door een beëdigd vertaler ingeschreven in het Nationaal register voor gerechtsdeskundigen (NRGD/RNEJ). Een gewoon vertaalbureau zonder beëdigd vertaler volstaat niet. Deze gids legt uit tot wie u zich moet wenden, hoe u de vertaler controleert en hoe u uw gewaarmerkte vertaling overal in België ontvangt.

📖 Zie ook : Volledige gids over beëdigde vertaling in België · Wie mag een beëdigde vertaling maken?

Officieel document : gewone of beëdigde vertaling?

Voordat u zoekt waar u kunt laten vertalen, moet u het belangrijkste onderscheid begrijpen. Niet alle vertalingen zijn gelijkwaardig in de ogen van een administratie.

• De gewone vertaling : uitgevoerd door om het even welke vertaler of bureau, geeft ze de betekenis van de tekst getrouw weer maar heeft ze geen officiële waarde. Ze is geschikt voor intern gebruik, een website, een brochure of een e-mail.
• De beëdigde vertaling : uitgevoerd door een beëdigd vertaler ingeschreven in het NRGD, die de eed heeft afgelegd voor een Belgisch hof van beroep. Ze draagt het VTI-nummer van de vertaler, zijn stempel, zijn handtekening en de datum. Alleen deze vertaling wordt door de administraties erkend.

Voor een officieel document - akte van burgerlijke stand, diploma, strafregister, vonnis, contract dat in rechte wordt voorgelegd - is het bijna altijd de beëdigde vertaling die vereist is. Als u uw geboorteakte toevertrouwt aan een bureau dat niet met een beëdigd vertaler werkt, zal de gemeente, de rechtbank of de universiteit het document gewoon weigeren. Om de draagwijdte van de term goed te begrijpen, raadpleeg onze pagina definitie van de beëdigde vertaling.

Wie is bevoegd om een officieel document in België te vertalen?

In België mag alleen een beëdigd vertaler een door de overheid erkende vertaling produceren. Om dit statuut te verkrijgen, moet de vertaler ingeschreven zijn in het NRGD, beheerd door de FOD Justitie, en de eed hebben afgelegd voor een hof van beroep. Deze inschrijving veronderstelt een opleiding, een aangetoonde ervaring, een blanco strafregister en het volgen van een wettelijk opgelegde juridische opleiding.

Concreet zijn de administraties die een beëdigde vertaling eisen onder meer :

• De gemeenten : voor buitenlandse akten van burgerlijke stand (geboorte, huwelijk, echtscheiding) bij een overschrijving of een nationaliteitsprocedure.
• De rechtbanken : voor elk stuk dat in een gerechtelijke procedure wordt voorgelegd (buitenlands vonnis, contract, attest).
• De universiteiten en NARIC : voor de erkenning van een diploma of een gelijkwaardigheid.
• De FOD's : Justitie, Buitenlandse Zaken, Binnenlandse Zaken, voor talrijke administratieve stappen.
• De ambassades en consulaten : voor visa, gezinshereniging en documenten bestemd voor het buitenland.

Voor meer over de bevoegde profielen, lees wie een beëdigde vertaling in België mag maken.

Tot wie wendt u zich concreet : online of ter plaatse?

Er bestaan twee grote wegen om een officieel document in België te laten vertalen.

1. De online dienst voor beëdigde vertaling

Dit is vandaag de meest praktische oplossing, vooral als u niet in een grote stad woont. U bezorgt een foto of een leesbare scan van uw document, u ontvangt een offerte, en daarna wordt de gewaarmerkte vertaling aan u geleverd :

• In gewaarmerkte PDF : een elektronisch ondertekend bestand, aanvaard door een groeiend aantal administraties.
• In gestempeld origineel per post : het papieren exemplaar met de stempel en de handgeschreven handtekening van de beëdigd vertaler, verzonden overal in België en naar het buitenland.

Het voordeel : geen verplaatsing, een vaak kortere termijn en de mogelijkheid om snel een offerte te vergelijken. Dit is de aanpak die TranslateBE hanteert.

2. Zich persoonlijk tot een beëdigd vertaler wenden

U kunt ook rechtstreeks een beëdigd vertaler in uw regio raadplegen. Dat is nuttig als u het origineel persoonlijk moet overhandigen of als de bestemmende administratie een fysieke overhandiging oplegt. Het nadeel : de beschikbaarheid hangt af van het talenpaar en de locatie, wat de termijnen kan verlengen voor minder gangbare talen.

Hoe controleert u of de vertaler echt in het NRGD is ingeschreven

Welke weg u ook kiest, controleer altijd of de vertaler authentiek in het register is ingeschreven. De raadpleging van het NRGD is openbaar en gratis via de website van de FOD Justitie. Een geldige vertaling draagt verplicht het VTI-nummer, de stempel, de handtekening en de datum. Onze gids beschrijft de procedure stap voor stap : hoe u een beëdigd vertaler in het NRGD controleert.

De stappen om uw document te laten vertalen

1. Het talenpaar bepalen : afhankelijk van de regio en de bestemmende administratie gebeurt de vertaling in het Nederlands of het Frans (soms in het Duits in de Oostkantons). In Brussel zijn zowel Nederlands als Frans mogelijk ; controleer de vereiste van de betrokken administratie.
2. Nagaan of een apostille of legalisatie nodig is : voor een document bestemd voor het buitenland, of een buitenlands document gebruikt in België, kan een bijkomende authenticatiestap nodig zijn. Onze vergelijking helpt u : apostille of legalisatie in België.
3. Een offerte aanvragen : bezorg een leesbare scan van uw document. De offerte hangt af van het aantal pagina's, het talenpaar en de urgentie. Om de prijsvorming te begrijpen, raadpleeg onze tarieven voor beëdigde vertaling.
4. De gewaarmerkte vertaling ontvangen : in gewaarmerkte PDF en/of in gestempeld origineel per post, klaar om bij de administratie in te dienen.

Gangbare documenten en waar ze worden gebruikt

• Geboorte-, huwelijks-, echtscheidingsakte : gemeente (overschrijving, nationaliteit), notaris, familierechtbank.
• Diploma en puntenlijst : universiteiten, hogescholen, NARIC voor de gelijkwaardigheid.
• Strafregister : werkgevers, immigratieautoriteiten, visumaanvragen.
• Vonnis en gerechtelijke beslissing : rechtbanken, advocaten, notarissen.
• Rijbewijs, statuten van een vennootschap, contracten : administraties, banken, handelspartners.

Afhankelijk van de taal kunnen specifieke pagina's u helpen, bijvoorbeeld voor een beëdigd vertaler Arabisch of een beëdigd vertaler Engels in België.

Hoe TranslateBE u helpt

TranslateBE is een bureau dat uitsluitend met beëdigde vertalers ingeschreven in het NRGD werkt, controleerbaar op de website van de FOD Justitie. Concreet geniet u :

• Van een conforme beëdigde vertaling : VTI-nummer, stempel, handtekening en datum, erkend door gemeenten, rechtbanken, universiteiten en FOD's.
• Van een levering in gewaarmerkte PDF en gestempeld origineel : per post overal in België, en naar het buitenland op aanvraag.
• Van een dienst op afstand : geen verplaatsing nodig, waar u ook bent in België of Luxemburg.
• Van een gratis offerte in 1u : bezorg uw document, wij antwoorden snel met een duidelijke prijs en een termijn.