Elk jaar schrijven duizenden internationale studenten zich in aan de KU Leuven met diploma's afgeleverd buiten Belgie. Of het nu voor een master, een doctoraat of een validatie van ECTS-studiepunten is, de universiteit en de Vlaamse nostrificatieautoriteiten eisen een beedigde vertaling uitgevoerd door een beedigd vertaler erkend door de FOD Justitie. Deze gids legt u precies uit wat verwacht wordt, voor welke documenten en binnen welke termijnen.
KU Leuven en de beedigde vertaling van buitenlandse diploma's
De KU Leuven verwelkomt meer dan 17 000 internationale studenten en behoort regelmatig tot de honderd beste universiteiten ter wereld. Deze internationale openheid gaat gepaard met een strikte documentaire eis: elk diploma of elke puntenlijst afgeleverd in een andere taal dan het Nederlands, het Frans, het Engels of het Duits moet vergezeld zijn van een beedigde vertaling om ontvankelijk te zijn in het toelatingsdossier. Zelfs voor de documenten in het Engels vragen bepaalde toelatingsbureaus een gecertificeerde verificatie naargelang de instelling van herkomst.
De beedigde vertaling is eveneens onderscheiden van de eenvoudige vrije vertaling: ze draagt de handtekening en het officiele stempel van een beedigd vertaler-tolk ingeschreven op de lijst van de Belgische FOD Justitie. Dit document heeft juridische waarde en kan voorgelegd worden aan elke Belgische administratieve of gerechtelijke autoriteit.
De toelatingsvoorwaarden en de vereiste documenten
De toelatingsdiensten van de KU Leuven onderscheiden meerdere situaties naargelang het land van herkomst van het diploma. Voor de studenten afkomstig uit derde landen (buiten de Europese Economische Ruimte) is de procedure het meest veeleisend. In de regel moeten de volgende documenten in origineel overgemaakt worden, vergezeld van hun beedigde vertaling:
- Bachelor- of masterdiploma: de originele titel afgeleverd door de instelling, met vermelding van de data en de specialiteit.
- Volledige puntenlijst: het geheel van de resultaten behaald tijdens het curriculum, punt per punt en semester per semester.
- Attest van slagen of van rang: bepaalde landen leveren een afzonderlijk document af dat de rangschikking van de student in zijn promotie bevestigt.
- Apostille van Den Haag: voor de landen die het Verdrag van Den Haag ondertekend hebben, authenticeert de apostille de handtekening van de academische autoriteiten. De beedigde vertaling van de apostille zelf kan vereist zijn als ze opgesteld is in een niet-erkende taal.
De KU Leuven verifieert de authenticiteit van de documenten via meerdere internationale databanken. Een onnauwkeurige vertaling of een vertaling geproduceerd door een niet-erkend vertaler kan de verwerping van het dossier en een bijkomende termijn van meerdere weken met zich meebrengen.
De nostrificatie via NARIC-Vlaanderen
NARIC-Vlaanderen (National Academic Recognition Information Centre) is het Vlaamse bevoegde organisme voor de gelijkwaardigheid van buitenlandse diploma's. Het beoordeelt of een buitenlands diploma vergelijkbaar is met een Belgisch diploma van hetzelfde niveau. Deze procedure, nostrificatie genoemd, is onderscheiden van de toelating tot de KU Leuven maar wordt vaak parallel geeist, met name voor de gereglementeerde beroepen (geneeskunde, ingenieurswetenschappen, recht) en voor de aanvragen van studentenvisum D.
De nostrificatie via NARIC-Vlaanderen vereist systematisch een beedigde vertaling van de academische documenten in een van de officiele Belgische talen: Nederlands, Frans of Duits. De vertalingen in het Engels worden niet aanvaard door NARIC-Vlaanderen voor deze procedure, zelfs als de universiteit ze aanvaardt voor de toelating. Voorzie dus een vertaling naar het Nederlands of naar het Frans naargelang uw situatie.
De behandelingstermijn door NARIC-Vlaanderen bedraagt doorgaans twee tot drie maanden. Het is dus cruciaal om te anticiperen en uw beedigde vertalingen ruim voor de uiterste indieningsdatum van uw inschrijvingsdossier te bestellen.
TranslateBE
Beedigde vertaling van diploma voor KU Leuven en NARIC-Vlaanderen
Onze beedigde vertalers van de FOD Justitie bestrijken het Chinees, het Arabisch, het Perzisch, het Russisch, het Hindi en alle talen van de internationale studenten van Louvain. Offerte binnen 1u, express levering 24u.
Meest vertaalde academische documenten in Louvain
Lijst van de vereiste documenten voor de toelating en de nostrificatie
- Bachelordiploma: fundamenteel document voor elke kandidatuur in master. Moet de specialiteit, de duur van het curriculum en de instelling aangeven. De beedigde vertaling moet de eventuele eervolle vermeldingen getrouw weergeven.
- Masterdiploma: vereist voor de kandidaturen in doctoraat of in gespecialiseerd programma van de tweede cyclus. De nauwkeurigheid van de vertaling van de titels van thesis of verhandeling is essentieel.
- Puntenlijst semester per semester: vaak een document met meerdere pagina's met cursuscodes, benamingen in de lokale taal en verschillende beoordelingssystemen (punten op 100, GPA, vermelding). De vertaling moet getrouw blijven aan het oorspronkelijke beoordelingssysteem zonder omzetting.
- Attest van resultaten of rangschikkingscertificaat: afgeleverd in landen zoals India, China of Egypte om de rang in de promotie te bevestigen.
- Apostille van Den Haag: administratief certificaat aangebracht op het originele document door de bevoegde autoriteit van het land van uitgifte. Moet vertaald worden als ze opgesteld is in een taal die niet erkend wordt door de KU Leuven.
- Academische aanbevelingsbrief: opgesteld door een hoogleraar van het land van herkomst, vaak in de lokale taal. De KU Leuven aanvaardt doorgaans het Engels, maar bepaalde programma's eisen een beedigde vertaling.
- Academisch cv: weinig frequent in beedigde vertaling, maar soms gevraagd door NARIC-Vlaanderen om het parcours in de lokale context te beoordelen.
Procedure en termijnen voor KU Leuven
De procedure van beedigde vertaling voor de KU Leuven volgt een goed vastgelegd pad. De student of zijn vertegenwoordiger bezorgt een leesbare scan van de originele documenten. Wij verifieren de leesbaarheid en signaleren elke onleesbare of aangetaste passage voordat wij de vertaling opstarten. De beedigd vertaler van de FOD Justitie gespecialiseerd in de betrokken taal neemt het document op zich, produceert de vertaling en ondertekent ze met zijn officiele stempel.
Voor de dringende toelatingsdossiers (last-minute-inschrijving of naderende deadline) is de express-modus 24u beschikbaar voor de standaarddocumenten tot vijf pagina's. Voor de dossiers van NARIC-Vlaanderen is het volume vaak groter en vereist het een termijn van 48 tot 72 uur. De levering gebeurt langs elektronische weg (gecertificeerde PDF) met de mogelijkheid van postverzending van het ondertekende en gestempelde origineel als de universiteit dit vereist.
- Express 24u: diploma of puntenlijst tot 5 pagina's, gangbare talen (Chinees, Arabisch, Perzisch, Russisch, Turks, Hindi, Spaans).
- 48u tot 72u: volledig dossier (meerdere documenten), minder frequente talen of oude handgeschreven documenten.
- Papieren origineel: postverzending beschikbaar op aanvraag voor de instellingen die een fysiek origineel stempel eisen.
FAQ
Veelgestelde vragen
Aanvaardt de KU Leuven een beedigde vertaling in het Frans of uitsluitend in het Nederlands?
De KU Leuven aanvaardt doorgaans de beedigde vertalingen in het Nederlands, het Frans, het Engels en het Duits naargelang het programma en het betrokken toelatingsbureau. Voor de nostrificatie via NARIC-Vlaanderen worden enkel het Nederlands of het Frans aanvaard. Wij raden u aan dit te verifieren met het toelatingsbureau van uw programma voordat u bestelt, en wij kunnen de vertaling in de gewenste taal uitvoeren.
Hoeveel tijd neemt de nostrificatie NARIC-Vlaanderen in beslag en hoe te anticiperen?
NARIC-Vlaanderen kondigt een behandelingstermijn aan van twee tot drie maanden vanaf de ontvangst van een volledig dossier. Het is dus onontbeerlijk om uw beedigde vertalingen ten minste drie maanden voor uw gewenste inschrijvingsdatum in te dienen. Als uw dossier onvolledig is, brengt NARIC-Vlaanderen u schriftelijk op de hoogte en herbegint de termijn. Onze vertalingen worden geleverd met een overzicht van de vertaalde documenten om uw indiening te vergemakkelijken.
Moet mijn diploma verplicht een apostille dragen voor de KU Leuven?
De apostille van Den Haag wordt geeist door talrijke toelatingsdiensten voor de diploma's afgeleverd in de landen die het Verdrag van Den Haag (1961) ondertekend hebben. Ze authenticeert de handtekening van de lokale academische autoriteit. Als uw land geen ondertekenaar is, kunnen andere vormen van consulaire legalisatie vereist zijn. Verifieer rechtstreeks bij het toelatingsbureau van de KU Leuven voor uw land van herkomst. Wij vertalen de apostille samen met het hoofddiploma.
Kunnen jullie diploma's in het Chinees, het Arabisch of het Perzisch vertalen voor Louvain?
Ja. Onze beedigde vertalers van de FOD Justitie bestrijken het Mandarijnchinees, het Arabisch (Egyptisch, Marokkaans, Syrisch, Iraaks), het Perzisch, het Russisch, het Hindi, het Turks, het Japans, het Koreaans en talrijke andere talen. Voor de minder gangbare talen bevestigen wij de beschikbaarheid van een beedigd vertaler voordat wij de bestelling aanvaarden. Onze vertalers hebben een specifieke ervaring met de academische documenten en kennen de beoordelingssystemen van deze landen.